مهم ترین ریسک های پروژه های BPM
در خیلی از موارد میبینیم که پروژه های مختلفی در حوزه های فرایندی ذیل این سرفصل ها تعریف می شود:
- BPM
- بهبود فرایندها
- مهندسی مجدد فرایندها
- معماری سازمانی
- انواع استانداردها مثل ایزو
اما هیچ خروجی قابل بهره برداری برای سازمان ایجاد نمی شود. این بسیار بد است. یعنی گاهی، تا میلیاردها تومان هزینه می شود ولی از نقاشی های تولید شده هیچ جای دیگری نمی شود استفاده کرد. این اتفاق دو علت اصلی دارد.
1. کیفیت خروجی ها قابل توجه نیستند. ریسک اولی که جلوتر توضیح میدهم و راه های به حداقل رساندن آن تا حدود زیادی موضوع کیفیت پایین خروجی ها را می تواند حل کند.
2. خروجی ها اثربخشی لازم را ندارند. یعنی اینکار در راستای هیچ هدف خاصی حرکت نمی کند. همچنین از ابتدا اهداف واقعی وجود ندارد یا اینکه اصلا هدف گذاری ندارد و دستورات از بالا جوگیر شدن یا هر چیز دیگری باعث اجرای این پروژه ها در سازمان شده اند. نداشتن هدف در مورد پروژه های BPM جزء بزرگترین ریسک های این پروژه ها است که پیشتر توضیح بیشتری می دهیم.
مهم ترین ریسک های پروژه های BPM
هر یک از ریسک های زیر به تنهایی می تواند یک پروژه بزرگ BPM را زمین بزند. 6 مورد از بزرگترین ریسک های پروژه های BPM یا مدیریت فرایندها را به اختصار بررسی و تحلیل می کنیم که عبارت اند از:
- درگیر نکردن افراد سازمان را در پروژه های BPM یا مدیریت فرایندها
- نگاه پروژه ای به فعالیت های BPM
- زخمی کردن همه فرایندها
- عدم ارائه آموزش های مناسب و فرهنگ سازی پیش از اجرا
- تاختن شرکت های پیمانکار
- نداشتن مسیرنما (Roadmap)
مهم ترین ریسک های پروژه های BPM
ریسک اول
درگیر نکردن افراد سازمان را در پروژه های BPM:
دخالت ندادن افراد در مراحل شروع باعث می‌شود که کاربران، به عمد خودشان را با فرایند موجود درگیر نکنند و یا به راهکار ارائه شده، نقد های زیادی وارد نمایند. استفاده از کارگاه ها و جلسات برای مشارکت بیشتر افراد اکیدا توصیه می شود.
طی این جلسات حتما حتما فواید پروژه و نتایج مملوس و خروجی های آن برای همه افراد بیان شود. در این جلسات باید انگیزه این پروژه برای تک تک افراد و مدیران واحدهای مختلف ایجاد شود. همین که مدیریت ارشد سازمان دستور به اینکار می دهد، کافی نخواهد بود. به عبارت درست روانشناسی BPM. بله. افرادی که قرار است پروژه BPM انجام دهند بایستی حقیقتاً از پس اینکار بر بیایند.
نگاه پروژه ای به فعالیت های BPM:
دوستان عزیز، BPM پروژه نیست. خودش یک پروسه است. فرق پروژه و پروسه را مطمئناً می دانید. یعنی به فعالیت های BPM باید به عنوان یک فعالیت مستمر که نیاز به صرف انرژی بطور مداوم دارد نگاه کنید و منابع لازم برای اینکار تخصیص یابد.
مهم ترین ریسک های پروژه های BPM
ریسک دوم
زخمی کردن همه فرایندها:
با توجه به اینکه کار کردن روی همه فرایندها نیاز به بلوغ، صبر و توان و منابع کافی دارد و در سازمان های ما کاستی های وجود دارد، اشتباه است پروژه هایی تعریف شود که همه فرایندها را طی آن زخمی کرد. یعنی مثلا همه فرایندها رو مدلسازی کرد یا همه فرایندها را بهبود داد و…. باید لیستی از فرایندها تهیه کرد و بر اساس روشی علمی و کاربردی آنها را اولویت بندی نمود.
سپس فرایندهای با اولویت بالا را وارد چرخه BPM نمود. شفاف تر توضیح می دهم. چرخه BPM شامل این سه مرحله عمده است:
- مدلسازی
- پیاده سازی و اجرا
- بهبود
اکثر پروژه های BPM خروجی اش مربوط به فاز اول یعنی مدلسازی است و وارد فازهای دوم و سوم نمی شوند. برای همین است که بسیاری پروژه های BPM محکوم می شوند به نقاشی کشیدن.
برای کاهش این ریسک، بهتر است بجای همه فرایندهای سازمان، ابتدا تعداد منطقی از آن ها را طبق یک اولویت بندی صحیح مدلسازی کنیم. سپس می توانیم وارد فازهای بعدی یعنی پیاده سازی، اجرا و بهبود بشویم. یکی از بهترین روش های پیاده سازی و اجرای فرایندها استفاده از ابزار BPMS است.
ریسک سوم
عدم ارائه آموزش های BPM مناسب و فرهنگ سازی پیش از اجرا:
این موضوع بسیار جدی است و بایستی نگاه خاصی به آن داشت. غرور بسیاری از مهندسین فعال در حوزه BPM باعث می شود که فکر کنیم در این حوزه مسلط هستیم و کار را می دانیم. بسیاری از ما تکنیک های اینکار را بلد هستیم و میتوانیم تکنیسین های خوبی باشیم.
کسی که کار را بلد است کارشناس است. کارشناس هم تکنیک ها را بلد است و هم تا حدودی مدیریت. بسیاری از کارشناسان ما در این حوزه حداقل تخصص های مدیریتی هستند. یعنی بلد هستند کارشان را بصورت عالی انجام داده ولی در مورد اثرگذاری اینگونه پروژه ها خیلی تخصص ندارند. باید تلاش کنیم که کارشناسان ما در راستای هرچه اثربخش تر شدن پروژه های BPM تخصص پیدا کنند.
مهم ترین ریسک های پروژه های BPM
ریسک چهارم
تاختن شرکت های پیمانکار:
سوء استفاده از نبود دانش و تجربه عملیاتی در بدنه کارفرما باعث می شود، تیم پیمانکار هر خروجی را به خورد شرکت مجری دهد. در بیش از 95 درصد این پروژه های BPM کشوری این امر ناگوار اتفاق می افتد . نهایتاً پیمانکار بر اساس درخواست های کارفرما چند ویرایش بر روی خروجی ها خواهد زد اما بحث سر این موضوع است که از ابتدا زمین بازی غلط یا ناقص تعریف شده است.
برای جلوگیری از این ریسک یا کاهش تبعات آن بهتر است سازمان ها از افراد یا شرکت های دیگری تحت عنوان ناظر، عامل چهارم و.. که در پروژه های BPM بطور عملیاتی تجربه داشته و اینگونه پروژه ها را کاربردی کرده اند، استفاده نمایند خصوصاً در فازهای اول یعنی تدوین متدولوژی و مسیرنمای پروژه.
ریسک پنجم
نداشتن مسیرنما (Roadmap):
به نظر مهم ترین ریسک پروژه های BPM نداشتن مسیرنما یا Roadmap است. یعنی نمیدانند واقعاً باید چه اهدافی را داشته بو بر اساس این اهداف چه خروجی هایی استخراج و بر اساس این خروجی ها چه فازهایی طی کنند. معمولاً سازما ها این مسیر را بر عکس طی می کنند.
امید است با درنظر گرفتن موارد فوق با آگاهی و دقت نسبت به اجرای پروژه های BPM اقدام نمایید.
منبع: مدرسه مدیریت فرآیند