BPMS ، SharePoint یا هر دو ؟
قبل از رسیدن به مرحله نتیجه گیری بهتر است بر مطالب قبلی، مروری داشته باشیم. اول اینکه اگرچه ممکن است BPMS و SharePoint ظاهر یکسانی داشته باشند اما آنچه درون آنها اتفاق می افتد داستان کاملا متفاوتی است.
تکیه به چهارچوب گردش کاری به این معنی است که هرگونه عزیمت از یک جریان خطی ساده به دیگری نیازمند تغییر در روند برنامه نویسی می باشد. سوم انکه در یک کسب و کار دارای BPMS استوار شیرپوینت پلتفرم مناسبی جهت تحت نفوذ قرار دادن قابلیت های BPM موجود می باشد.
در این مواقع، یک لایه یکپارچه می تواند پشتیبانی پایداری از کاربران SharePoint که می خواهند فرآیندهای کسب و کار خود را در محیط مایکروسافت مدلسازی و اجرا کنند، فراهم می آورد. در بخش نهایی چک لیستی ساده را قید می کنیم تا در جهت تعیین موقعیت کسب و کار در انتخاب میان workflow و BPMS کمک کند.
BPMS ، SharePoint یا هر دو ؟
انتخاب SharePoint
- اگر شما نیاز به یک مدل فرایندی ساده و تعاملی دارید که در سطح محلی و با یک جریان کار واضح برای پشتیبانی از تغییرات اداره می شود.
- برای جمع آوری محتوا جهت ایجاد یک شبکه داخلی، ساخت پورتال کسب و کار، مدیریت محتوا و بهبود همکاری ها.
- جهت ایجاد مصوبات برای مجموعه اسناد، گردش کاری شیرپوینت دارای پیکربندی منعطفی است. مستندات را قادر می سازد تا قبل از انتشار یافتن در دسترس کاربران قرار بگیرند. سپس تایید و تصویب شوند.
- جهت ایجاد گردش های کاری مبنا: شیرپوینت به کاربرانی که نیاز به سیستم قدرتمند دارند این امکان را می دهد تا گردش های کاری ۳ حالتی خارج از چهارچوب ایجاد کنند. از جمله: ایجاد، جمع اوری بازخورد امضا.
- زمانی که قابلیت های به بیشترین مقدار نفوذ خود رسیده و سفارشی سازی با دقت مدیریت می گردد.
- زمانی که نیاز چندانی به یکپارچگی محکم با داده های دیگر سیستم ها، پردازشهای پیچیده، مدلسازی، بهینه سازی و رصد ندارید.
BPMS ، SharePoint یا هر دو ؟
انتخاب راه حل شیرپوینت همراه BPMS
استفاده از سرمایه گذاری عظیم مایکروسافت در کاربری ساده، همکاری و روابط کاری در حالیکه قابلیتهای اصلی BPM اضافه می گردد. روش های منظم می توانند ارزان تر و سریعتر باشند. البته به نسبت یک BPMS جامع سنتی
- توسعه قابلیت های BPM موجود به شیرپوینت
- اجرا اتوماسیون فرآیند کسب و کار قدرتمند و ارتقاء فرآیند کسب و کار (BPI)
انتخاب BPMS
- شخصی سازی جریان های کار و یا یکپارچه شدن با سیستم های دیگر موروثی
- ترسیم کردن نیازهای اساسی و مطابقت آنها در سطح فعالیتها با یک دید جامع از تمامی نقاط تماس
- بکارگیری فرایندها در موبایل، سیستم های خانگی و لپ تاپ.
- مرتب کردن فرآیندها و همکاریها که پشتیبانی و بهبود سریع را تضمین نماید
- ارائه بهبود مستمر بدون تکیه زیاد بر کد گذاری و IT
- پشتیبانی جامع از فرآیند اصلی مثل آن هایی که بر پایه مستندات نیستند
ابزارهای BPM بطور معمول همراه با موتور قواعد کسب وکار هستند که میتوانند فرآیندها را با قوانین مربوطه هدایت و کنترل نمایند. این امر مستقل از جریان کار می باشد و انعطاف بیشتر و پشتیبانی سریعتر از تغییرات را به همراه دارند. بیشتر نرم افزارهای BPM قابلیتهای یکپارچه سازی در قالب نرم افزارها و یا ارتباط دهنده های OTB که در اکثر سازمانهای بزرگ رایج شده اند را نیز در بردارد.
BPMS ، SharePoint یا هر دو ؟
خلاصه و قدم بعدی
برای برخی صاحبان کسب و کار ممکن است SharePoint workflows دقیقا پاسخگوی نیاز فعلی شان باشد. برای برخی دیگر راه حل های چند لایه می تواند یک راه موثر باشد. همچنین منافع حاصل از این نرم افزار مهم سرمایه گذاری جهت گرداوری تفکر فرایندی به سمت خیل عظیمی از کاربران توسعه می یابد.
هرچند که برای اکثریت، واقعیت های دنیای در حال تغییر به منزله افزایش سفارشی سازی و توسعه مجموعه می باشد. همچنین هر قدم آن همراه می شود با گسترش قابلیتهای جریان کار SharePoint استاندارد و نزدیک کردن آن به BPMS. انتخاب یک رویکرد مناسب اکنون می تواند باعث حذف مشکلات در آینده شود. همچنین می تواند به کنترل هزینه ها، تسریع در بهبود زمان و در نهایت خدمت رسانی در کسب و کار کمک قابل توجهی نماید.
BPMS ، SharePoint یا هر دو ؟
نتیجه گیری
شیرپوینت به عنوان یک پورتال، ابزار Collaboration و مدیریت مستندات می تواند نقش موثری در سازمان ها داشته باشد. ولی گردش کار آن بخش کوچکی از این ابزار است که عملاً نمی تواند جایگزین BPMS در سازمان شما شود.
شیرپوینت به عنوان ابزاری مستقل برای ارائه مدیریت فرایندهای کسب وکار ساخته نشده است. این دلیلی است که مایکروسافت را به جستجوی شرکای برنامه های یکپارچه با شیرپوینت Third Party ها نظیر AgilePoint ،Global 360 ،K2 ،Nintex برای تامین نیازمندی های BPM کاربران ترغیب می کند.
بنابراین اگر قصد دارید از شیرپوینت به عنوان ابزار BPM استفاده کنید، برای دسترسی به قابلیت های عمومی ابزارهای BPM جهت برطرف سازی نیازمندی های پیش رویتان، لازم است ابزارهای سوم شخص و قابلیت های هرکدام را بررسی کنید و بر توسعه سفارشی با محیط های برنامه نویسی مثل Visual Studio برنامه ریزی کنید.
تولید کنندگان برنامه های کاربردی فرایندگرا و کسانی که با ابزار SharePointفرایندهای سازمان را به نرم افزار تبدیل می کنند، متحمل کدنویسی های سنگین و پیچیده می شوند. این کار بر هزینه ی کل مالکیت (Total Cost Of Ownership: TCO) اضافه می شود. خرید ابزار BPMS اگرچه هزینه لیسانس را دارد ولی در برابر، هزینه ی کل مالکیت و ریسک کمتری خواهد داشت.