چرا شرکتهای کوچک به BPMS نیاز دارند؟
سازمان های کوچک صرفاً از لحاظ اندازه و حجم کار کوچک هستند اما فرایندهای جاری در آن تقریباً مشابه شرکت های بزرگ است. به عنوان مثال یک آموزشگاه محلی را با یک آموزشگاه بین المللی مقایسه کنید. آیا فرایندهای مشابه ندارند؟
به نظر من هر دو آموزشگاه تعدادی فرایند مشابه دارند اما ممکن است مراحل کاری یا تعداد فراخوانی آن ها متفاوت باشد. مثلاً در مثال آموزشگاه فرایندهای ذیل تقریباً در هر اندازه از آموزشگاه ها وجود دارند:
- فرایند ثبت نام
- فرایند ارزیابی هنرجویان
- فرایند صدور گواهینامه آموزشی
- فرایند اعتراض به نمرات
- فرایند ارزیابی اساتید
بنابراین هر دو سازمان چه کوچک و چه بزرگ برای تولید ارزش از فرایندهای فوق استفاده می کنند. حال تصور کنید برای مکانیزه کردن فرایندهای فوق نیاز به یک سیستم است. پر واضح است سازمان متمول با انجام هزینه برای خرید یا تولید سیستم و همچنین نگهداری و تغییر آن مشکلی نخواهد داشت. اما آیا سازمان کوچک هم چنین است؟
قطعاً پاسخ خیر است.
چرا شرکتهای کوچک به BPMS نیاز دارند؟
لذا سیستمی جهت مدیریت فرایندها و البته تغییر و به روز رسانی ها نیاز خواهد بود که در واقع می توان از نرم افزار BPMS برای این منظور استفاده کرد.
همانطور که مشاهده شد نرم افزار BPMS می تواند برای مدیریت فرایندها به صورت الکترونیکی در سازمان های کوچک مورد استفاده قرار گیرد اما با هزینه بسیار کمتر در مقایسه با روش های دیگر مانند خرید سیستم های اختصاصی یا تولید از ابتدا.
یک نکته مهم دیگر
البته یکی از مشکلاتی که متوجه شرکت های کوچک در این زمینه میشود اشتباهات آنان در انتخاب محصول مناسب است. بارها مشاهده شده است که محصولات بی کیفیت تر به عنوان BPMS به شرکتهای کوچک قالب میشود در حالیکه توصیه کارشناسان استفاده از BPMS های متن باز و رایگانی است که در سطح دنیا و ایران امتحان خود را پس داده اند.
از دیگر مزایای استفاده از BPMS های متن باز برای شرکت های کوچک از بین رفتن ریسک پشتیبانی است. زیرا بارها مشاهده شده است که شرکت های کوچک به دلیل محدودیت در بودجه خود اقدام به خرید BPMS های ارزان قیمت تجاری (غیر متن باز) از شرکت های نه چندان معتبر کرده اند. این اتفاق یعنی خرید نرم افزار BPMS از شرکت های غیر معتبر به دلایلی از جمله تعطیلی یا تعلیق شرکت فروشنده بعد از مدت نه چندان طولانی شده و عملاً امکان دریافت پشتیبانی برای آنها از بین رفته است و حتی پیدا کردن تیم یا فردی برای جایگزین کردن پشتیبانی به دلیل خاص بودن محصول میسر نخواهد بود. در حالیکه اینگونه ریسک ها در سیستم های متن باز و رایگان BPMS به کلی از بین میرود.