ناسا از کدام نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS) استفاده می کند؟
مرکز تحقیقات لنگ لی ناسا، قدیمی ترین مرکز میدانی ناسا می‌باشد که خدمات تحقیق و آزمایش هوانوردی، صوتی هوایی و ساختاری را برای بخش‌های ناسا فراهم می‌کند.
چالش
مرکز تحقیقات لنگ لی ناسا، سالانه صدها آزمایش را اداره می‌کند که به منظور ساخت ایمن‌تر و کاراتر هواپیماها و فضاپیماها طراحی می شوند. این آزمایش‌ها توسط تیم‌های مختلف از مهندسان، محققین، تکنیسین‌ها، مدیران و مشتری‌ها انجام می‌گیرد. این کار بسیار مشارکتی می‌باشند؛ به گونه ای که تیم‌ها نیاز دارند تا ایده ها را به اشتراک بگذارند و مدارک مربوط به آزمایش‌های یکدیگر را مشاهده نمایند.
ناسا یک پرتال مشارکتی داخلی به نام aeroCOMPASS را ایجاد نمود. این پرتال به مرکز لنگ لی اجازه می‌داد تا سایتی برای هر تیم، به منظور به اشتراک گذاری و نظردهی بر روی مدارک، یادداشت‌ها و سایر اسناد تحقیقاتی، ایجاد کند. اما بعد از گذشت ۱۰ سال استفاده، نرم افزار aeroCOMPASS منقضی شد و دیگر دستورالعمل های سخت امنیتی ناسا را برآورده نمی‌ساخت.
با بیش از ۸۰۰ سایت در حال استفاده، ناسا نیاز داشت تا aeroCOMPASS را به یک محیط جدید مشارکتی و مدیریت مدارک، با ظاهر مشابه اما با استفاده از معماری مدرن و امن، تبدیل کند.
ناسا و نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS)
راهکار
Alfresco Share که بر بستر Activiti تولید شد، برای کاربران ناسا، سایت‌های تیمی اشتراکی که به آن در aeroCOMPASS نیاز داشتند، را فراهم نمود؛ اما با امنیت و ویژگیهای بیشتر. یک داشبورد شخصی به کاربران اجازه می‌داد که به راحتی مدارک، تصاویر و فیلم‌های اضافه شده به سایت پروژه شان را ببینند. همچنین بدانند هر کدام از اعضای تیم بر روی چه چیزی کار می‌کنند. درون سایت یک تیم، کاربران می‌توانند لیست‌هایی از اقلام و فعالیت‌ها ایجاد و منتشر کنند.
نرم افزار Alfresco Share بخش فناوری اطلاعات ناسا را قادر ساخت که به آسانی پلتفرم را به دلخواه خود برای برآوردن نیازهای خاصش تغییر دهد. از آنجا که واسط کاربری ساخته شده ظاهر مشابهی برای کاربران داشت، تطبیق با این پلتفرم، سریع و ساده صورت گرفت.
Alfresco Share بواسطه توانمندی های Activiti با سیستم احراز هویت OpenSSO/OpenAM ناسا، یکپارچه می‌شود.همه کاربران می‌توانند از تکنولوژی ورود یکتا برای دسترسی به سایت‌های Alfresco Share aeroCOMPASS استفاده کنند. کاربران خارج از مرکز لنگ لی ناسا توسط سیستم مدیریت اکانت و احراز هویت ناسا به سایت یک تیم وارد می‌شوند. این قابلیت، به مرکز لنگ لی ناسا تضمین می‌دهد که کاربران مجوزهای امنیتی مناسب برای دسترسی به اطلاعات حساس را دارند.
اگرچه Alfresco برای مدیریت اطلاعات طبقه بندی شده استفاده نمی‌شود. ناسا از Alfresco برای داده‌های حساس، اما غیر طبقه بندی شده (SBU) استفاده می‌کند. برای اینگونه سایت‌ها مدیران می‌توانند صفحات خاصی ایجاد نمایند که شامل یک علامت زرد کم‌رنگ “SBU” باشد. این علامت، به کاربران هشدار می‌دهد که در حال مشاهده اطلاعات حساس هستند.
ناسا و نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS)
دیو کوردنر، رئیس بخش معماری تکنولوژی اطلاعات مرکز تحقیقات لنگ لی ناسا، می‌گوید: (( توانایی مدیران برای ساخت دلخواه سایت بسیار مفید بوده است. ما کاربرانی داریم که تقریبا عضو صدها سایت هستند و به صورت مداوم در حال جابجایی میان این سایت‌ها می‌باشند. این ساخت دلخواه به آن‌ها یادآوری می‌کند که کجا هستند.))
نتایج
امروزه، حافظه Alfresco 2.5 ترابایت اطلاعات را درون کتابخانه مدارک خود ذخیره می‌کند و بیش از ۴۰۰ کاربر به این پلتفرم دسترسی دارند. یعنی رشد ۲۰ درصدی کاربران از زمان شکل گیری اولیه که دو سال پیشتر بوده است.
کوردنر می‌گوید: ((ما کاربرانی شامل محققان و مهندسان Lockheed Martin که به سیستم وارد می‌شوند و می‌خواهند تیم‌های جدیدی بسازند. زمانی که آن‌ها مجدداً به سیستم بازمی‌گردند، تمام مدارک و تحقیقات آماده و در انتظار آنهاست.))
مزیت بزرگ دیگر استفاده از Alfresco، انعطاف پذیری کد باز پلتفرم Activiti است که مدیران را از مدیریت تک تک کاربران آسوده می‌کند. این موضوع باعث صرفه جویی در زمان می‌شود و اطمینان می‌دهد که کاربران بتوانند هر زمان که نیاز داشته باشند به محتوای اشتراکی دسترسی پیدا کنند.
ناسا و نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS)
کوردنر می‌گوید: ((لازم نیست که ما تک تک کاربران را مدیریت کنیم، که این عالی است و هرچه نرخ فعالیت‌مان بیشتر شود، می‌توانیم به راحتی کاربران بیشتری را پوشش دهیم و بسته حمایتی‌مان را بهبود ببخشیم.))
ناسا در روند ارتقا به Alfresco 4.2 قرار دارد که توانایی جستجوی آن را بهتر می‌کند. در آینده، سازمان امیدوار است که پلتفرم Alfresco را با تکنولوژی‌های موبایل تجمیع کند تا بتواند دسترسی از راه دور را بر روی موبایلهایی نظیر iPad، آیفون و تبلت های اندروید فراهم کند. روند کنونی احراز هویت ناسا از استفاده کاربران از ویژگیهای موبایل Alfresco جلوگیری می‌کند.
بنابر گفته کوردنر: ((مهندسان و محققان ما به دلیل جنبه تیمی و راحتی اشتراک، به سراغ Alfresco می‌آیند. آن‌ها فایل‌های شخصی خود را بر روی دسکتاپ‌شان و مدارک تیم را در آلفرسکو نگاه می‌دارند که کارها را ساده می‌کند و باعث کارا بودن همه افراد می‌شود.))
منبع: مدرسه مدیریت فرآیند