متدولوژی ARIS در مدیریت فرآیند کسب و کار
متدولوژی که توسط شرکت ARIS در سال ۱۹۹۹ برای SAP ارائه شده است AVE نامیده میشود. ARIS این متدولوژی را بر پایه چارچوب فرآیندهای کسب و کار این شرکت که خانه ARIS نامیده میشود ارائه میدهد. این چارچوب یک روش مدلسازی کل نگرانه است.
متدولوژی ARIS یکی از متدولوژی‌های جامع و معتبر در سطح دنیا است اما وابستگی زیادی به ابزار ARIS دارد. همینطور دستیابی به جزییات آن تنها در صورت خرید محصولات ARIS میسر است. تغییراتی که ARIS در سازمان ایجاد می‌کند از نوع تغییرات یکباره و رادیکال نیست، از این‌رو سازمان را با چالش جدی مواجه نمی‌سازد. متدولوژی ARIS در مدیریت فرآیند کسب و کار
ما ابتدا به توضیح چارچوب ARIS می‌پردازیم و سپس متدولوژی AVE را معرفی خواهیم کرد.
متدولوژی ARIS در مدیریت فرآیند
خانه ARIS همانگونه که قبلا گفته شد یک شیوه کل نگرانه مدلسازی حساب می شود. همانطور که در شکل زیر مشخص است خانه ARIS از سه ستون و یک سقف تشکیل شده است. ستون‌ها در این مدل نمایانگر داده، کنترل و عملکرد هستند و سقف نمایانگر کل سازمان است. سقف و ستون‌ها نمادی از دیدهای مختلفی است که باید زمان مدلسازی در نظر داشته باشیم. از نظر سازمانی، ساختار سازمانی و ویژگی‌های جزئی نهادهای سازمانی شامل روابط نهادها، موقعیت آنها، نقش‌ها، مهارت‌ها و اشخاص در ارتباط با آنها مد نظر است.
در ستون داده، داده‌هایی که برای عملکرد فرآیندها لازم هستند تحلیل می‌شوند. در این قسمت، نمودارهای ارتباط نهادها برای تحلیل داده‌ها استفاده میشود. هنگام بررسی دید وظیفه‌ای اهداف و زیر هدف‌های سازمان به طور کامل شناسایی می‌شوند. باید به این نکته توجه داشت که که یک زیر هدف می‌تواند در سطحی بالاتر در تعدادی از اهداف حضور داشته باشد. مثلاً زیر هدف “کاهش زمان اجرای فرآیند کسب و کار” در اهداف “افزایش رضایت مشتری” و “کاهش کلی هزینه‌ها” نهفته است.
در یک سطح پایین‌تر، هر زیرهدف با مجموعه‌ای از وظیفه‌ها که در برآورده ساختن اهداف یا زیرهدف‌ها مشارکت دارند در ارتباط است. وظیفه‌ها پس از آن به صورت سلسله مراتبی تا رسیدن به سطحی که مطلوب پروژه است شکسته می‌شوند.
هر بخش از سه سطح تشکیل میشود: سطح مفهومی، سطح معماری و سطح پیاده سازی. متدولوژی ARIS در مدیریت فرآیند کسب و کار
سطح مفهومی بالاترین سطح است که در آن نیازمندی‌ها در حوزه‌های داده، کنترل، عملکرد و سازمان تعریف می‌شوند. در حقیقت این سطح به نیازمندی‌های غیر تکنیکی فرآیندهای کسب و کار و محیط اجرایی آن می‌پردازد.
سطح میانی خانه ARIS سطح معماری نامیده میشود. هدف این سطح ایجاد ارتباط میان سطح مفهومی و سطح پیاده‌سازی است. یعنی بعد از شناسایی نیازمندی‌ها باید به فکر روشی برای ارضای آنها باشیم.
متدولوژی AVE
متدولوژی ARIS بر پایه چارچوبی که در بالا تشریح شده است و بر اساس چرخه حیات ARIS استوار است. در شکل زیر چرخه حیات ARIS و اجزای آن نمایش داده شده است.
چرخه حیات ARIS از ۴ فاز استراتژی، طراحی، پیاده سازی و کنترل تشکیل میشود:
چرخه حیات ARIS
فاز۱: استراتژی
در ابتدای هر پروژه‌ای لازم است که تحلیل مختصری از استراتژی سازمان به عمل آید. هدف پایه‌ای فاز استراتژی توسعه یک نقشه ابتدایی و از بالا به پایین فرآیندها است. نقشه فرآیند یک تصویر کلی از سازمان در زمینه فرآیندهای کسب و کار ارائه میدهد و نقطه شروع هرگونه بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار را مشخص می‌کند. متدولوژی ARIS در مدیریت فرآیند کسب و کار
بخش‌های مختلف کسب و کار و CSF ها برای هر بخش، پارامترهای مهم در تهیه نقشه فرآیند هستند. این‌ها وجه مشترک بین استراتژی شرکت و پروژه سازمانی محسوب می‌شوند. پاسخ به این پرسش که آیا پروژه در جهت درست پیش می‌رود یا نه تنها در صورتی امکان‌پذیر است که این وجوه مشترک به خوبی تعریف شوند.
دیگر اهداف فاز استراتژی در تعریف و اولویت‌بندی فرآیندهای کسب و کار نهفته است تا با استفاده از اهداف به بهینه‌سازی فرآیندها بپردازد.
نتایج فاز استراتژی:
- شناخت و درک محیط بازرگانی و تجاری سازمان
- تجزیه و تحلیل عوامل کلیدی موفقیت
- تدوین نقشه جامع سازمان
- تعریف سناریوهای End to end از فرآیندها
- تعریف طرح و برنامه پروژه
خروجی فاز استراتژی:
- ساختار خدمات و محصول
- ماتریس بخش‌های تجاری
- عوامل کلیدی موفقیت
- نقشه فرآیندهای تجاری کل سازمان
- سناریوهای End to End از فرآیندهای تجاری
- ساختار و طرح پروژه
متدولوژی ARIS در مدیریت فرآیند کسب و کار
فاز ۲: طراحی فرآیندهای کسب و کار
این فاز بعد از فاز استراتژی انجام میشود و بهینه‌سازی فرآیندها در این فاز بر‌اساس نقشه فرآیندها و اهداف فرآیندهای نقشه مشخص می‌شوند.
هدف حیاتی از این فاز تحلیل فرآیندهای موجود کسب و کار به منظور یافتن نقطه آغازین برای بهینه‌سازی است. این نقطه آغازین همچنین می‌تواند در ساختارهای فرآیندها یافت شود و یا ازKPI (زمان فرآیند، رضایت مشتری، میزان خطاها و. …) استخراج گردد. سپس آلترناتیوهای فعالیت‌ها مشخص شده و پیاده‌سازی طرح‌ریزی میشود. معیار حیاتی در این فاز تمرکز بر شناخت و تعریف متغیرهای اهداف برای استخراج تحلیل سود و زیان یا محاسبات ROI است.
نتایج فاز طراحی:
- معماری فرآیندها با جزئیات و به‌طور مشروح در مدل فرآیندهای اصلی استخراج میشود.
- نیازمندی‌های پویای منابع و زمان فرآیندهای End to end استخراج میشود.
- منابع وابسته به زمان فرآیند و همچنین هزینه‌های مربوط به فرآیندها استخراج می‌گردد.
- مشخص میشود نقاط ضعف فرآیندها در کجا هستند و چگونه می‌توانیم آنها را بهبود دهیم.
- مشخص میشود چگونه می‌توان فرآیندها را در بالاترین سطح و همچنین سطوح جزئی مجدداً ساختار‌بندی کرد؟ این کار مستلزم چه مواردی است؟
- مشخص میشود چه شاخص‌هایی باید برای بهبود در اجرا به منظور موفقیت انتقال فرآیندها در نظر گرفته شود.
متدولوژی ARIS در مدیریت فرآیند کسب و کار
خروجی فاز طراحی:
- مدل مشروح وضعیت موجود فرآیندها
- نتایج تجزیه و تحلیل زمان ظرفیت و میزان بهره‌برداری و استفاده از فرآیندها در حالت دینامیکی
- نتایج تجزیه و تحلیل زمان و هزینه فرآیندها در حالت استاتیکی
- پیشنهادات و راه‌حل‌های موجود.
- مدل مفهومی فرآیندهای وضعیت مطلوب و بهبود یافته.
- طرح پیاده‌سازی و اجرای فرآیندهای مطلوب
فاز۳: پیاده‌سازی فرآیندهای کسب و کار
فاز پیاده‌سازی بلافاصله پس از فاز طراحی اجرا میشود و بنا نهادن فرآیندهایی جدید در سازمان برپایه اهداف، از مهمترین کارهایی است که در این فاز انجام میشود. این فاز در یک سو، شامل وفق دادن ساختار سازمانی با فرآیندها و وظایف مربوط به فرآیندهاست. و از سوی دیگر شامل ضمانت پشتیبانی بهینه سیستم اطلاعات از فرآیندهای جدید و اهداف خواهد بود.
فناوری اطلاعات به عنوان ابزاری برای پیاده‌سازی بهینه‌سازی انجام‌گرفته بر روی فرآیندها از اهمیت زیادی برخوردار است و گام‌هایی که در فاز پیاده‌سازی اجرا خواهد شد همان گام‌هایی است که در فاز طراحی مورد توافق تیم اجرایی پروژه و مدیران سازمان بوده است. هدف این فاز تمرکز بر اهداف و CSF های هر بخش از سازمان جهت ایجاد یک ساختار فرآیند محور پویا و کار‌آمد سازمانی است.
نتایج فاز پیاده‌سازی:
- پیاده‌سازی و تحقق ساختار سازمانی جدید و مناسب به اقدامات دقیق و مؤثری برای این منظور شیوه و چگونگی (HOW-TO) اجرا و پیاده‌سازی موفق ساختار مشخص می‌گردد.
- فعالیت‌های مختلف مؤثری برای بهبود مستمر فرآیند (نظیر اقدامات کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلند‌مدت اصلاحی و پیشگیرانه و کنترلی) مورد نیاز می‌باشند. با اجرای این مرحله، عملیات هر فرآیند در جهان واقعی دقیقاً بر مبنای استاندارد مدل فرآیند مطلوب صورت خواهد پذیرفت.
- نیازمندی‌هایی که از طریق فرآیندها پیاده‌سازی می‌شوند بر روی مدل جریانهای کاری مکانیزه نیز تأثیر‌گذار می‌باشند. از آنجایی که جریانهای مذکور بر روی برنامه‌های کاربردی و سیستم‌های IT بنا نهاده شده‌اند لذا این امر می‌تواند منجر به ارتقای سیستم‌های موجود و یا خرید و پیاده‌سازی سیستم‌های جدید شود. لذا فرآیند انتخاب سیستم‌های کامپیوتری بر مبنای فرآیندها صورت خواهد پذیرفت. متدولوژی ARIS در مدیریت فرآیند کسب و کار
- پیاده‌سازی و اجرای صحیح مدل پیشنهادی نظارت و کنترل فرآیندهای کاری (Process Governance) استمرار و اثر‌بخشی بهبود مستمر را تضمین خواهد کرد
فاز ۴: کنترل فرآیندهای کسب و کار
موفقیت سازمان که در نهایت به وسیله مستندات شاخص‌های حسابداری و مالی مشخص میشود، حاصل خلق ارزش در فرآیندهای کسب و کار سازمان است. بنابراین کنترل و مدیریت خروجی عملکرد فرآیندهای سازمان لازم است. برای رسیدن به سود، ضروری است که فرآیندهای محوری سازمان به صورت مؤثری بر پایه محدودیت‌های هزینه، زمان و کیفیت طراحی شوند.
در بعد داخلی این کار به کاهش هزینه‌ها و رضایت کارکنان منجر خواهد شد. و در بعد خارج سازمان، فرآیندهای کارا، رضایت مشتریان را ضمانت می‌کند. و می‌تواند سهم شرکت را در بازار افزایش داده یا حتی منتهی به ایجاد بازاری جدید شود. کارایی فرآیندها باید به گونه ای منظم و تاثیرگذار ارزیابی شود. لذا هرگونه مانعی می‌تواند در مراحل اولیه شناسایی شده و اقدامات لازم برای بر‌طرف کردن آن انجام پذیرد. هدف فاز کنترل باز‌بینی و ارزیابی مستمر فرآیندهای کسب و کار به‌منظور ایجاد ابزاری برای کارایی بیشتر سازمان است.
نتایج فاز کنترل:
- کمی‌سازی اثر‌بخشی جریان بهبود در فرآیندهای کاری که پیاده‌سازی و اجرا شده اند.
- ارتقاء و بهبود قابلیت رقابت‌پذیری از طریق به کارگیری یک فرآیند با ثبات و پایدار مدیریت عملکرد فرآیندها.
- ارتقاء سطح رضایت مشتری از طریق شفاف‌سازی فرآیندهای کاری End to end.
- شنایایی ارتباط مستقیم میان کاهش عملکرد و گلوگاه‌های موجود در فرآیندهای کاری اجرا شده.
- شناسایی بهترین راه‌کارهای موجود در بستر فرآیندهای جاری شده با استفاده از مکانیزم خودکار در فرآیند جمع‌آوری و تهیه مدل‌ها.
- تضمین عملکرد مطلوب برنامه‌ها و سیستم‌های کاربردی.
- امکان پایش پیوسته، مداوم و مؤثر میزان انطباق مدل‌ها با قواعد و ضوابط کاری.
- پیاده‌سازی و تحقق بهبود مستمر فرآیندهای کاری.
خروجی فاز کنترل:
- عملکرد سازمان
- عملکرد فرآیندها
- عملکرد سیستم‌های نرم‌افزاری
- میزان انطباق فرآیندها با نیازمندی‌ها استانداردها و قواعد تعریف شده
- گزارش وضعیت عملکرد بهبود فرآیندها
منبع: مدرسه مدیریت فرآیند