مدیریت فرآیند کسب و کار از شناسایی تا نظارت بر فرآیند
مدیریت فرآیند کسب و کار، مجموعه ای از قواعد برای مدیریت عملیات می باشد که در آن روش های گوناگونی برای شناسایی، کشف، تحلیل، مدلسازی، اندازه گیری، بهبود و بهینه سازی فرآیند های کسب و کار مورد استفاده قرار می گیرد. در مدیریت فرآیند به همه فرآیندها به صورت کلی و جداگانه پرداخته می شود. بدین ترتیب پس از تحلیل وضعیت فعلیِ فرآیندها، زمینه های بهبود برای ایجاد سازمانی کارآمدتر و مؤثرتر شناسایی می گردد. مدیریت فرآیند کسب و کار از شناسایی تا نظارت
بسیاری از صاحبان کسب و کار تصور می کنند که پرداختن به چنین موضوعی بسیار هزینه بر یا صرفاً مختص فرآیندهای سنگین سازمان می باشد، در حالیکه مدیریت فرآیند صرف نظر از اندازه سازمان و کسب و کار شما ضروری است.
مراحلی که در روال کاری گروه خبره فناوری در مدیریت فرآیند کسب و کار وجود دارند، مبتنی بر مدل چرخه عمر مدیریت فرآیند است که در تصویر زیر نشان داده شده است. این مدل یکی از بهترین چرخه های مدیریت فرآیند کسب و کار موجود در دنیا می باشد.
توضیح چرخه فرآیند کسب و کارها
مرحله 1- شناسایی فرآیند
فاز شناخت، جزء مراحل کلیدی در تدوین فرآیندها به شمار می رود و نقش تعیین کننده ای در میزان موفقیت نرم افزار دارا می باشد. از اینرو متخصصین گروه خبره فناوری در این مرحله در سازمان مورد نظر به بررسی گردش کار و بدست آوردن اطلاعات در مورد نحوه گردش کار، گزارش های مورد نیاز، ارتباط با سیستم های درون و برون سازمانی، تعریف حیطه های دسترسی کاربران و مواردی از این دست می پردازند.
در این مرحله، مشکل کسب وکار مطرح می شود و فرآیندهای مربوط به مشکل، شناسایی و مرزهای فرآیند و ارتباطشان با همدیگر مشخص می شود. خروجی مرحله شناسایی فرآیند، معماری فرآیند جدید است که نمایی کلی از فرآیندهای سازمان و روابطشان با یکدیگر را مشخص می نماید.
در معماری فرآیندها طی یک ساختار سلسله مراتبی اقدام به شناسایی لیست فرآیندها از بالا به پایین خواهد شد. معماری فرآیندها را می توان از یک فایل اکسل استخراج کرد. برای این کار، کافی است یک فایل اکسل باز کرده و سه ستون به شرح زیر در بالای آن قرار داد:
- ستون اول کلان فرآیند یا حوزه کاری است. مواردی مثل منابع انسانی، تولید، فروش، فناوری اطلاعات، خدمات پس از فروش و… در این طبقه جای خواهند گرفت.
- ستون دوم نشان می دهد که حتما باید کلان فرآیندها را به زیرگروه های کوچکتری تقسیم کنیم.
- ستون سوم فرآیندهایی هستند که در هر یک از گروه فرآیندها وجود دارند. در واقع آن چیزی که در فاز بعدی یعنی مدلسازی فرآیندهای وضع موجود اقدام به مدلسازی آنها خواهد شد، همین فرآیندها هستند.
مرحله 2- کشف فرآیند یا مدل سازی فرآیند as-is
در این گام وضعیت فعلی هر یک از فرآیندهای مرتبط، مستند می شود و معمولاً به شکل یک یا چند مدل فرآیندی as-is در می آید. نام این مرحله «طراحی فرآیند» نیز می باشد. هدف این مرحله، عموماً کشف فرآیند است و نه طراحی آن. در مواردیکه همچون شرکت های جدید هیچ فرآیندی وجود ندارد و نیازی به کشف و تحلیل نیست، فرآیند باید برای اولین بار طراحی شود و سپس طراحی مجدد انجام گیرد.
مرحله 3- تحلیل و مستندسازی فرآیند
تحلیل فرآیندهای کسب و کار یا BPA، روشی تخصصی برای درک یک فرآیند و بهبود کارایی آن می باشد و جنبه ای از مفهوم «مدیریت فرآیند کسب و کار» است. در این مرحله، موضوعات مربوط به فرآیند as-is شناسایی و مستندسازی و با استفاده از شاخص عملکردی سنجیده می شوند. خروجی این مرحله مجموعه ای ساختاریافته از مسائل است. این مسائل به طور معمول بر اساس میزان تأثیرگذاری و گاهی اوقات بر اساس میزان تلاش مورد نیاز برای حل آنها اولویت بندی می شوند.
امروزه، مطالبه سازمان ها برای داشتن بیشترین بهره وریِ ممکن، به شدت رو به افزایش است. فناوری با سرعتی بیش از پیش در حال پیشرفت است و فرآیندهای فعلی را ناکارآمد می نماید. تحلیل فرآیند کسب و کار به عنوان یک کلان فرآیند، سازمان ها را در دستیابی به کارایی بیشتر از طریق ذخیره منابع، کاهش مخارج و درعین حال افزایش رضایت مشتری یاری می رساند.
تحلیل فرآیند با استفاده از فرآیندها و دستورالعمل های گوناگون از ابتدا تا انتها، ساده سازی فعالیت های سازمانی را میسر می سازد. همچنین با حذف فعالیت های غیرضروری یا جلوگیری از هدر رفت منابع، افزایش بهره وری کسب و کار را در پی خواهد داشت.
تحلیل فرآیند، نقشه راه کاملی به سازمان ها ارائه می‌دهد تا به درستی دریابند که وضعیت موجود آنها چیست؛ به کجا می خواهند برسند و کدامیک از مسیرهای بی فایده را برای رسیدن به هدف نهایی باید حذف کنند. گذشته از مزیت فراگیر سیستم های کارآمد، تحلیل فرآیند به مدیریت اجازه می دهد تا درک بهتری از نحوه عملکرد سازمان خود کسب کند.
در تمام مراحل تحلیل فرآیند، تیم تحلیل گر خبره فناوری به مستندسازی فرآیند می پردازد تا درکی مشابه و یکسان برای مخاطبان فرآیند نسبت به وضعیت فعلی فرآیندهای سازمان حاصل شود. به عبارت دیگر می توان گفت مستندسازی کسب و کار نوعی توافق صریح بین افراد تیم تحلیل فرآیند است. که نتایج موجود در مرحله تحلیل را به دقت ثبت و ضبط می کند.
لازم به ذکر است که گام مستندسازی فرآیند، اساساً یک خط مبنا برای گام های بعدی در توسعه و بهبود فرآیند محسوب می شود. با این وجود غالب افراد، اهمیت مستندسازی فرآیند را درک نکرده و این فعالیت را به عنوان انباشتی از مدارک در نظر می گیرند و به آن جنبه کاغذبازی و غیرمولد می دهند.
اما در واقع، مستندسازی فرآیند یکی از چندین مرحله عملیات بهبود فرآیند است که مبنایی قابل اطمینان و مورد توافق همه است. در واقع مستندات فرآیند برای سازمان شما همان نقشه راه است.
توجه داشته باشید هر کاری که بیش از یک بار انجام شود یا به وسیله چند نفر انجام شود، باید مستند شود. انجام این کار به سازگاری و هماهنگ شدن سازمان با شرایط استاندارد کمک می‌کند. همچنین برای شما این امکان را فراهم می آورد تا فرآیندها را کنترل کرده و مراحل کار را بازنگری کنید. علاوه بر این، با مستندات فرآیند می توانید بفهمید کارکنان دقیقاَ چه کاری انجام می دهند.
بنابراین دیدگاه درستی از عملکردهای داخلی کسب و کار به دست می آورید. اما چنانچه مستندسازی فرآیندها و ثبت آنها به درستی صورت نگرفته باشد، زمانیکه کارمندی سازمان را ترک می کند، هر گونه دانش فرآیندی او نیز از سازمان خارج می شود. همچنین زمانیکه شما کارمند جدیدی را استخدام می کنید، نیاز به یک فرآیند مستند دارید تا به او کمک کند نقش خود را در سازمان بفهمد.
مرحله 4- طراحی مجدد یا بهبود فرآیند
هدف از این مرحله شناسایی تغییرات مشاهده شده در فازهای قبلی در فرآیندها برای حل مسائل است. همچنین به سازمان کمک می کند که به اهداف عملکردی خود برسد. برای این منظور، گزینه‌های تغییر چندگانه با استفاده از شاخص‌های عملکردیِ انتخاب شده مورد تحلیل و مقایسه قرار گرفته اند. از اینرو می توان گفت که طراحی مجدد و تحلیل فرایند ارتباط بسیار نزدیکی دارند.
معمولاً خروجی این مرحله، مدل فرایندی to-be است که به عنوان پایه ای برای فاز بعدی به کار می رود. معمولاً تحلیل دقیق فرآیند کسب و کار، باعث ایجاد ایده ها و مسیرهای مختلفی برای طراحی مجدد فرآیند می شود. با این وجود اغلب، طراحی مجدد روشی سیستماتیک نبوده و به عنوان یک فعالیت کاملاً خلاقانه مورد اعتماد است.
نکته مهم در خصوص تکنیک های خلاقانه این است که بخش هایی از طیف بالقوه طراحی مجدد ممکن است مورد توجه قرار نگیرد. فلذا باید از روش های مناسبی برای بازدهی بیشتر و بهترِ طراحی مجددِ فرآیند استفاده کرد.
مرحله 5- پیاده‌سازی فرآیند
در این مرحله، تغییرات مورد نیاز برای حرکت از فرآیند as-is به سمت فرآیند to- be تهیه و اجرا شود. پیاده‌سازی فرآیند دو جنبه را مد نظر قرار می‌دهد: مدیریت تغییر سازمان و مکانیزه شدن فرآیند. مدیریت تغییر سازمان مجموعه ای از فعالیت های مورد نیاز برای تغییر شیوه کار مجریان فرآیند است. از سوی دیگر، مکانیزاسیون فرآیند به توسعه و استقرار سیستم های فناوری اطلاعات که از فرآیندهای to – be پشتیبانی می‌کنند، اشاره دارد.
فرآیندهایی که هم اکنون در سازمان ها در حال اجرا هستند، کند بوده و با لختی زیادی مواجهند. آنچه معمولاً مانع تحقق چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار در سازمان ها شده، فاز پیاده سازی فرآیندها می باشد.
مرحله 6- نظارت و کنترل فرآیند
در این مرحله به تعیین کارایی عملکردِ فرآیندی که طراحی مجدد شده و در حال اجراست پرداخته می شود. داده های مرتبط با توجه به اهداف و شاخص ها عملکردی آن جمع آوری و تحلیل می شوند. گلوگاه ها، خطاهای مکرر یا انحراف نسبت به رفتار مورد نظر، شناسایی شده و اقدامات اصلاحی انجام می گیرد. همچنین مسائل جدیدی ممکن است در همان فرآیند یا در فرآیندهای دیگر به وجود آیند که نیاز به تکرار چرخه را ایجاد می کنند.
** در جمع بندی موضوع می توان خاطر نشان ساخت که گروه خبره فناوری با ایجاد نظام مدیریت فرآیند در سازمان شما، فواید و منافع زیادی را برایتان به ارمغان می آورد که به عنوان مهمترین آنها می توان موارد ذیل را برشمرد:
- استانداردسازی روال ها و روش های انجام کار و اجتناب از ایجاد رویه ها و روش های کار سلیقه ای
- چابکی سازمان و توانایی پاسخگویی سریع به تغییرات در مأموریت ها، وظایف و یا ابلاغ مأموریت های جدید
- ایجاد شفافیت در روش های انجام کار و افزایش رضایت مندی ذینفعان
- فراهم شدن زمینه حذف فعالیت های غیرضروری و افزایش هماهنگی بین بخش های مختلف سازمان
- استقرار رویه ها، فعالیت ها و فرآیندهای استاندارد و بهبودیافته در سازمان
- امکان نظارت بهتر و دقیق تر بر سازمان
- سرعت بخشی به فرآیندها و کارهای بین وظیفه ای و فرا وظیفه ای
گروه نرم افزاری خبره فناوری در سال 1396، با هدف ارائه خدمات در حوزه مدیریت فرآیندها؛ توسعه و پیاده سازی نسل جدید محصولات نرم افزاری تغییرپذیر، متناسب با نیازهای منحصر به فرد هر سازمان کار خود را آغاز کرد.
هدف اصلی ما علاوه بر طراحی و تولید انواع محصولات نرم افزاری متناسب با نیاز و درخواست کارفرمایان، ارائه راهکارهای جامع در مسیر هوشمندسازی سیستم ها و یکپارچه نمودن آنها به منظور توانمندسازی سازمان ها در مسیر توسعه و بهره وری مستمر، تسهیل و تسریع فرآیند های کاری، تقویت ارتباطات درون و برون سازمانی، افزایش سطح کیفیت خدمات و در نهایت افزایش سطح رضایت مندی مدیران و سایر کارکنان در سازماندهی و مدیریت امور جاری خواهد بود.
با توجه به اینکه رعایت نکردن اصول صحیح مدیریت فرآیندها، غالباً به مواجهه سازمان ها با مشکلات عدیده و از بین رفتن یا غیر قابل استفاده شدن بخش اعظمی از داده‌های سازمانی منتهی میگردد، گروه خبره فناوری در تلاش است با پیاده سازی مدیریت فرآیند کسب و کار از طریق اجرای استراتژی های گوناگون نظیر استفاده از ابزارهای سخت افزاری و نرم افزاری موجبات توسعه و بهبود هر چه بیشتر کسب و کار سازمان ها، استفاده درست از منابع و همسوسازی فرآیندها با نیازهای واقعی سازمان ها و شرکت های مقیاس بزرگ و متوسط، را فراهم آورد.
به طور خلاصه می توان گفت، ما به سازمان ها و شرکت ها کمک می کنیم تا فرآیند های جاری خود را :
شناسایی، تحلیل، مدل سازی و مستندسازی کنند؛
مهندسی مجدد کنند؛
به صورت نرم افزاری پیاده سازی کنند؛
به صورت نموداری در داشبورد های مدیریتی مصور کنند.
تماس با ما
www.TechExpert.ir
info {@}TechExpert.ir
خدمات ما
تحلیل، مدلسازی و مستند سازی فرآیندهای جاری سازمان ها و شرکت ها
ارائه مشاوره تخصصی در جهت بهبود و مهندسی مجدد فرآیند ها
پیاده سازی نرم افزاری فرایند های اختصاصی سازمان ها و شرکت ها
پیاده سازی هوش تجاری و داشبورد های مدیریتی
استخراج شاخص های کلیدی عملکرد
برگزاری دوره های آموزشی تخصصی برای پرسنل واحد سیستم ها و روش ها
ارائه مشاوره در حوزه امنیت و تهدیدات نرم افزاری
فرصت های شغلی
چنانچه علاقه مند به همکاری با ما در یکی از دپارتمان ها هستید، رزومه کامل خود (شامل سوابق تحصیلی، سوابق شغلی، مهارت ها، محل سکونت، وضعیت نظام وظیفه برای آقایان و میزان آشنایی با زبان انگلیسی) را به cv {@}TechExpert.ir ارسال نمایید.
دپارتمان ها
تحلیل و مدل سازی
طراحی و برنامه نویسی
تجربه کاربری و استاندارد سازی
مستندسازی فنی و کاربری
آمورش و پشتیبانی کاربران
کنترل پروژه و اسکرام مستر
زیرساخت، ارتباطات و شبکه
امنیت نرم افزار
تولید محتوا
بازاریابی و فروش