فرایند کاوی (Process Mining) چیست ؟

 علی کبیری راد                                                                                                                 زمان مورد نیاز برای مطالعه : ۱۰ دقیقه

فرایند کاوی (Process Mining) – تحلیل داده‌های فرآیند برای بهبود کسب‌وکار : 

فرایند کاوی (Process Mining) یکی از شاخه‌های نوظهور علم داده است که به تحلیل داده‌های ثبت‌شده در سیستم‌های اطلاعاتی می‌پردازد و به کشف ، پایش، و بهبود فرآیندهای کسب‌وکار کمک می‌کند ، این روش، برخلاف روش‌های سنتی که تنها به مدل‌سازی نظری تکیه دارند، با تکیه بر داده‌های واقعی و عینی به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که فرآیندهای خود را با دقت بالا و براساس شواهد موجود بررسی کنند ،  این روش به ویژه در سازمان‌هایی که حجم بالایی از داده‌های تراکنشی تولید و ذخیره می‌کنند، بسیار مؤثر است .

چرا فرایند کاوی و تحلیل داده‌ها مهم است ؟

بسیاری از سازمان‌ها با فرآیندهای کسب‌وکار پیچیده‌ای روبرو هستند ،  این فرآیندها ممکن است به مرور زمان تغییر کنند، فعالیت‌های اضافی و غیرضروری به آنها اضافه شوند و یا برخی مراحل نادیده گرفته شوند ،  این تغییرات می‌توانند به کاهش کارایی، افزایش هزینه‌ها و از دست دادن کنترل منجر شوند. تحلیل داده‌های فرآیند به مدیران این امکان را می‌دهد که فرآیندهای واقعی سازمان خود را مشاهده کنند ، انحرافات از مدل‌های استاندارد را تشخیص دهند و ناهنجاری‌های موجود را شناسایی کنند .

انواع بهبود فرآیند کسب‌وکار : 

• کشف فرآیند (Process Discovery) : در این نوع از فرایند کاوی، با استفاده از داده‌های موجود ، مدل‌های فرآیند را بدون هیچگونه پیش‌فرضی ایجاد می‌کنند ،  هدف از این روش کشف فرآیندهای واقعی انجام‌شده در سازمان است که ممکن است با فرآیندهای مستند شده متفاوت باشند .

• پایش فرآیند (Conformance Checking) : در این روش داده‌های واقعی فرآیند را با مدل‌های از پیش تعریف شده مقایسه می‌کنند تا انحرافات و ناهماهنگی‌ها شناسایی شوند ، این کار به مدیران کمک می‌کند تا متوجه شوند که آیا فرآیندها به درستی اجرا می‌شوند یا خیر.

• بهبود فرآیند (Enhancement) : در این نوع از فرایند کاوی، مدل‌های فعلی فرآیند را با هدف بهینه‌سازی و بهبود کارایی اصلاح و توسعه می‌دهند. این کار می‌تواند شامل شناسایی گلوگاه‌ها ، کاهش زمان اجرا یا حذف مراحل غیرضروری باشد.

مراحل کلیدی در تحلیل عملکرد فرآیند :

تحلیل داده‌های فرآیند معمولاً در سه مرحله اصلی انجام می‌شود:

1. جمع‌آوری داده‌ها (Data Collection): اولین مرحله شامل جمع‌آوری داده‌های ثبت‌شده از سیستم‌های اطلاعاتی است. این داده‌ها تاریخچه فعالیت‌های انجام‌شده توسط کاربران و سیستم‌ها را شامل می‌شوند و معمولاً به شکل لاگ‌های رویداد (Event Logs) ذخیره می‌شوند.

2. مدلسازی فرآیند (Process Modeling): پس از جمع‌آوری داده‌ها، با استفاده از ابزارهای مدل‌سازی فرآیند، مدل‌های بصری از فرآیندها تولید می‌شود. این مدل‌ها نمایانگر جریان واقعی کارها و فعالیت‌ها در سازمان هستند و به تحلیلگران کمک می‌کنند تا فرآیندها را با جزئیات دقیق مشاهده و تحلیل کنند.

3. تحلیل و بهبود (Analysis and Improvement): در این مرحله، تحلیل مدل‌های فرآیند موجب شناسایی نقاط ضعف، گلوگاه‌ها، و ناهماهنگی‌های موجود در فرآیند می‌شود. سپس با توجه به این اطلاعات، راهکارهای بهبود و بهینه‌سازی ارائه می‌شود.

ابزارهای فرایند کاوی و تحلیل داده‌ها :

ابزارهای متعددی برای اجرای فرایند کاوی در بازار وجود دارند این ابزارها با قابلیت‌های مختلف مانند تجسم فرآیندها ، تحلیل گلوگاه‌ها ، پایش لحظه‌ای و حتی پیش‌بینی رفتار آینده فرآیندها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا تصمیمات بهتری بگیرند. از جمله ابزارهای محبوب در این زمینه می‌توان به Celonis، Disco و ProM اشاره کرد .

مزایا و چالش‌ها :

مدل‌سازی فرآیند به سازمان‌ها مزایای فراوانی ارائه می‌دهد. از جمله مهم‌ترین آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد :

• شفافیت بیشتر : سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای خود را به صورت دقیق‌تر و شفاف‌تر بررسی کنند و از نحوه انجام واقعی کارها آگاهی پیدا کنند.
• بهبود کارایی : با شناسایی گلوگاه‌ها و مراحل غیرضروری، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای خود را بهینه‌سازی کنند و کارایی را افزایش دهند.
• کاهش هزینه‌ها : بهینه‌سازی فرآیندها منجر به کاهش هزینه‌های عملیاتی می‌شود.
• افزایش رضایت مشتری : فرآیند کاوی کمک می‌کند تا خدمات با کیفیت‌تری به مشتریان ارائه شود.

با این حال، فرایند کاوی با چالش‌هایی نیز روبروست. یکی از چالش‌های اصلی این است که داده‌های مورد نیاز باید به درستی و با کیفیت مناسب ثبت شوند. همچنین، تحلیل داده‌ها نیاز به تخصص و تجربه دارد تا نتایج به درستی تفسیر شوند.

کاربردها در صنایع مختلف :

فرایند کاوی در طیف گسترده‌ای از صنایع مورد استفاده قرار می‌گیرد در صنعت تولید، از فرایند کاوی برای بهینه‌سازی خطوط تولید و کاهش زمان بیکاری استفاده می‌شود. در بانکداری، این تکنیک می‌تواند برای شناسایی تقلب‌های مالی و بهبود فرآیندهای وام‌دهی مورد استفاده قرار گیرد. همچنین، در حوزه بهداشت و درمان از فرایند کاوی برای بهبود کیفیت خدمات به بیماران و کاهش زمان انتظار استفاده می‌شود .

نتیجه‌گیری :

فرایند کاوی به عنوان یکی از مهم‌ترین ابزارهای تحلیلی مدرن، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای کسب‌وکار خود را با دقت بالا و بر اساس داده‌های واقعی بررسی کنند. با استفاده از این روش، مدیران می‌توانند مشکلات پنهان در فرآیندها را شناسایی کرده و آنها را بهینه‌سازی کنند و در نهایت کارایی و رضایت مشتری را افزایش دهند .

برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید به منابعی نظیر Wikipedia و Process Mining Academy مراجعه کنید .