چارچوب ارزیابی آمادگی سازمان در پیاده سازی مدیریت فرایند

چارچوب ارزیابی آمادگی سازمان در پیاده سازی مدیریت فرایند

این مقاله با مطالعه ادبیات و گزارشهای مختلف از پیاده سازی مدیریت فرآیند در سازمانها عوامل کلیدی موفقیت تعریف و شناسایی شده، سپس ۱۳ عامل کلیدی موفقیت ابتدایی و زیرعوامل آنها با مصاحبه با مجریان و کارشناسان مدیریت فرآیند اصلاح و صحه گذاری گردیده است. بدین طریق، در این مطالعه  ۱۳ عامل کلیدی موفقیت و ۶۴ زیرعامل در موفقیت اقدامات و پیاده سازی مدیریت فرآیند ارایه شده است که در جدول زیر آورده شده است

عوامل کلیدی موفقیت در BPM:

۱- توسعه تیم و کار تیمی

• هر تیم اهداف و مأموریت ها ی واضحی را برای فرآیند خود بر پایه مأموریتهای مقدماتی فرآیند و اهداف بهبود فرآیند، تعیین نماید
• تشکیل تیم ها ی فرآیندی چند عملکردی از اعضایی که دارای آگاهی و دانش کافی نسبت به فعالیت های  اصلی فرآیند هستند( ایده آل متشکل از ۸ نفر )
• نشان دادن ضرورت نیاز و سودمندی کارتیمی به کلیه کارکنان و مدیران
• ایجاد نظام شناسایی و پاداش برپایه مشارکت افراد در تی مها و عملکرد تیم
• طراحی سیستم اندازه گیری عملکرد برای سنجش تیم ها و مشارکت و بهره وری افراد درآنها

چارچوب ارزیابی آمادگی سازمان در پیاده سازی مدیریت فرایند

۲- ارتباطات و آگاهی

• تبادل اهداف استراتژیکی، چشم اندازها و اهداف کلیدی تجارت در کل سازمان
• آگاهی کارکنان و مدیریت ارشد درباره اهمیت و نقش مدیریت فرآیند و منافعی آن
• ایجاد کانا لهای ارتباطی مختلف به صورت افقی و عمودی، به سمت بالا و پایین
• تبادل اطلاعات در مورد فرآیندها، نقشه ها، خواسته ها و رضایتمندی مشتریان
• آگاهی کارکنان از مفهوم و اهمیت فرآیندهایشان و نقش ها و مسئولیت هایشان درآن

۳- تمرکز بر مشتری

• شناسایی گروه های مختلف مشتریان
• تعیین نیازها ، انتظارات و الزامات مشتریان و اولویت بندی آنها
• آنالیز و بازنگری نگرانی ها و شکایات مشتریان
• جمع آوری، اندازه گیری و ارزیابی اطلاعات رضایت مشتری
• بازنگری مستمر تغییر در شرایط بازار، شامل رقابت و نیازهای مشتریان
• تمرکز بلندمدت بر مشتری و مشخص نمودن مشتریان وفادار

چارچوب ارزیابی آمادگی سازمان در پیاده سازی مدیریت فرایند

۴- نقشه فرایند

• تعیین مرزهای خارجی فرآیند و تعاملات خارجی فرآیند / نقاط شروع و پایان
• تعیین ورودی ها و خروجی های کلیدی هر فرآیند مانند مواد، داده ها، اطلاعات و تجهیزات و فرآیندهای دیگر
• شناسایی تأمین کنندگان و مشتریان کلیدی هر فرآیند به عنوان دریافت کننده و یا تهیه کننده مواد، اطلاعات، محصولات و. . . .
• تعیین فعالیت های مورد نیاز درون فرآیندها و چگونگی کار آنها برای تبدیل ورودی به خروجی مورد نیاز
• تعیین توالی و نقاط تلاقی فعالیت ها در فرآیندها
• طراحی نقشه فرآیند و یا نمودار جریان
• مشخص نمودن سطوح فرآیندی

۵- معیار عملکرد فرایند

• تعیین معیار عملکرد مناسب برای تمامی فرآیندهای سازمان که نقش کلیدی در به دست آوردن اهداف و مأموریتهای سازمان دارند
• تعیین معیارهای عملکرد برپایه اهداف و مأموری تهای فرآیند و نیازهای مشتریان 
• بازبینی دوره ای معیارهای فرآیند

چارچوب ارزیابی آمادگی سازمان در پیاده سازی مدیریت فرایند

6- ارتباط با مشتریان/تامین­ کنندگان

• درگیر بودن مشتریان در بازنگری طراحی، شناسایی و توسعه محصولات و فرآیندهای جدید
• مشارکت مشتریان و تأمین کنندگان در توسعه برنامه استراتژیکی
• مشارکت تأمین کنندگان در فرآیندهای توسعه محصول
• برقراری ارتباطات استراتژیکی بلندمدت توسط سازمان با مشتریان و تأمین کنندگان
• اهمیت دادن به عوامل غیرمالی( مانند کیفیت، قابلیت اطمینان، قابلیت تکنولوژیکی و برقراری ارتباط بلند مدت استراتژیکی ) در انتخاب تأمین کنندگان

۷- پشتیبانی مدیریت ارشد

• تعهد مدیریت ارشد به پشتیبانی و تشویق فرآیندگرایی
• تعهد مدیریت ارشد در تبادل اهداف استراتژیکی، چشم اندازها و اهداف کلیدی
• تعهد مدیریت ارشد به پشتیبانی و تشویق اصل تمرکز بر مشتری
• تعهد مدیریت ارشد در توانمندسازی کارکنان به منظور انجام فعالیت هایشان و تصمیم گیری و اعمال تغییرات  به صورت مستقیم
• تشویق مدیریت اجرایی از اهمیت، تأثیر، پیشرفت و موفقیت مدیریت فرآیند در میان سازمان و سهامداران خارجی
• تخصیص زمان و منابع کافی در اجرای مدیریت فرآیند
• پشتیبانی مدیریت ارشد از عوامل کلیدی موفقیت در اجرای مدیریت فرآیند

چارچوب ارزیابی آمادگی سازمان در پیاده سازی مدیریت فرایند

8- مدیریت تغییر

• وجود مهارت مدیریت تغییر در سازمان به منظور تسهیل تغییرات
• وجود مهارت غلبه بر مقاومت در برابر تغییر میان مالکین و تیم فرآیند
• ایجاد آمادگی در برابر تغییر

۹- مهارت­های مدیر پروژه

• وجود مهارت های گسترده در مدیریت پروژه، به منظور قادرسازی تیم های مدیریت فرآیند به مدیریت
• زمانبندی، هزینه و هماهنگی و اجرای برنامه های کاری در میان سازمان

۱۰- الگوبرداری

• انجام الگو برداری به صورت منظم در زمینه فرآیند، تجارت و سیستم در سازمان
• مقایسه معیارهای عملکرد با منابع داخلی و خارجی
• مشارکت مالک / مالکین فرآیند در انجام الگو برداری
• ایجاد بانک اطلاعاتی درون سازمان
• یافتن شرکای مناسب و ایجاد شبکه های اطلاعاتی مرتبط

چارچوب ارزیابی آمادگی سازمان در پیاده سازی مدیریت فرایند

11- بهبود مستمر

• ایجاد فلسفه پایدار و درگستره شرکت که بهبود مستمر فرآیندها را مورد تشویق و حمایت قرار میدهد
• دارا بودن اهداف مرتبط و هماهنگ با بهبود مستمر در فرآیندها، در تمامی تیمها و افراد در سازمان
• تعیین اندازه گیری های اثربخش به منظور پیگیری و ارزیابی بهبودهای مستمر فرآیندها
• انتخاب و ارزیابی ایده های بهبود برای پیاده سازی مناسب به منظور دستیابی به فرآیندهایی با عملکرد بالاتر

۱۲- توانمندسازی کارکنان

• کارکنان در کلیه سطوح توانمند و مسئول شوند برای پشتیبانی از اهداف کلیدی
• کارکنان اهداف خود را با اهداف والای سازمان همراستا سازند
• کارکنان برای افزایش مشارکت دارای اختیار و فرصت باشند
• کارکنان برای انجام اقدامات مناسب توانا باشند
• کارکنان به اهداف سازمان و کسب آنها متعهد باشند

۱۳- آموزش

• آموزش مرتبط با مفاهیم، مراحل و عوامل کلیدی موفقیت مدیریت فرآیند به مدیران و کارکنان
• آموزش مهارت های شناسایی و حل مسئله، کنترل و بهبود کیفیت و تخصصی به سرپرست تیم ها
• آموزش متدهای مقدماتی و پیشرفته آماری در سازمان
• آموزش مهارت کارتیمی میان کارکنان
• آموزش مهارت های واکنشی ( مهارت ارتباطات ، جلسات موثر و رهبری
• استفاده از روش یادگیری در حین عمل
• ایجاد سیستم مناسب برای تشخیص آموزش های لازم در سه سطح:سیستمی، تیمی و فردی
• ارزیابی اثربخشی آموزش های انجام شده

منبع: مدرسه مدیریت فرآیند