چارچوب جستون- نلیس در BPM- بخش اول
یکی از چارچوب‌های اجرایی پروژه‌های BPM توسط جان جستون و یوهان نلیس در سال ۲۰۰۸ ارائه شد. جان جستون بیش از ۳۰ سال در زمینه تجارت و IT فعال بوده است. مدیریت فرآیندهای کسب و کار، بازمهندسی فرآیندهای کسب و کار و مدیریت پروژه بخشی از زمینه‌های تخصص وی محسوب می‌شوند. جستون تا کنون مشاور بسیاری از سازمان‌ها در زمینه استراتژی و پیاده‌سازی پروژه های فرآیند محور بوده است.
یوهان نلیس نیز تجربیان فراوانی در گوشه و کنار جهان به عنوان مشاور مدیریت فرآیندهای کسب و کار داشته است. وی متخصص تطبیق فرآیندها با استراتژی، اهداف کسب و کار و IT است.
در همه پروژه‌ها فاز شروع، فاز اولیه پروژه است، جایی که یکی از واحدهای سازمانی برای بهبود کسب و کار انتخاب می‌شود. بعد از اینکه حوزه‌های پروژه مشخص و پایه‌ریزی می شوند در نهایت پروژه آغاز می‌گردد. از این نقطه، فازهای درک خلاقیت، توسعه و پیاده‌سازی مورد استفاده قرار می‌گیرند تا تک تک زیر پروژه‌های پروژه را راهنمایی کرده و این اطمینان حاصل شود که تمامی زیر پروژه‌ها از یک شیوه یا چارچوب یکسان پیروی می‌کنند.
در طول مراحل نهایی پروژه، تیم پروژه، باید کار خود را تا درک ارزش یا سود مورد انتظار توسط سازمان ادامه دهد تا این اطمینان حاصل گردد که مرحله گذار از یک پروژه به عملیات عادی کسب و کار (کسب و کار به صورت معمول) اتفاق افتاده است. این مرحله پروژه را از حالت پروژه‌ای صرف خارج کرده و آن را به عملکردی پایدار تبدیل خواهد کرد.
در طول کل پروژه باید به «عناصر حیاتی» شامل مدیریت پروژه، مدیریت تغییر افراد و رهبری مورد قبول افراد توجه داشت. بدون وجود این عناصر حیاتی در پروژه، ریسک پروژه به صورت مشخصی افزایش خواهد یافت.
هر چارچوبی که توسط سازمان اتخاذ شود لازم است که به قدر کافی نسبت به ساختار سازمان انعطاف‌پذیر و جامع باشد تا هر کدام از زیر پروژه‌ها، با برنامه‌ها و شیوه‌های سازمانی مطابقت داشته باشد.
متدولوژی جستون- نلیس در BPM
متدولوژی ارائه شده توسط جستون- نلیس علاوه بر اینکه نشان می‌دهد کارها چگونه باید در هر فاز انجام شوند، ارتباط میان فازها را هم بیان می‌کند.
فاز ۱- استراتژی سازمان:
این فاز شامل شناخت کامل اعضای تیم پروژه از استراتژی سازمان، مأموریت، اهداف استراتژیک، تجاری و اجرایی سازمان است. در این فاز باید به سوالات زیر پاسخ گفت:
- ذینفعان پروژه انتظار دستاوردهای کوتاه مدت دارند یا بلند مدت؟
- آیا ارزش‌های مورد نظر سازمان روشن است؟ آیا همه افراد سازمان نسبت به این ارزش‌ها واقف‌اند؟
استراتژی سازمان باید بین تمام افراد درگیر پروژه به اشتراک گذاشته شود (مخصوصاً مدیریت و کارکنان) تا با فرهنگ سازمان یکپارچه گردد. همچنین این استراتژی باید توسط افراد تیم پروژه به درستی درک گردد تا این اطمینان ایجاد گردد که محدوده و جهت‌گیری پروژه در تضاد با استراتژی نیستند. بلکه ارزشی را به آن می‌افزایند.
فرآیندها به تنهایی محصول یا هدف سازمان نیستد بلکه وسیله‌ای هستند برای رسیدن به اهداف سازمان. انتخاب یک هدف کسب و کار و شیوه رسیدن به آن هدف، استراتژی سازمان محسوب می‌شود. متدولوژی جستون- نلیس در BPM
تیم مدیریت مسئول انتخاب اهداف سازمان و اطمینان یافتن از این موضوع است که فرآیندها علاوه بر مشارکت در اهداف ، آنها را پشتیبانی و ارضا می‌کنند. بنابراین فرآیندهایی که با اهداف و استراتژی سازمان تطابق دارند کارایی بیشتری داشته و ماندگاری و پایداری آنها هم در طولانی‌مدت بیشتر خواهد بود.
نتایج فاز استراتژی سازمان که در واقع ورودی فازهای دیگر پروژه BPM محسوب می‌شود شامل موارد زیر است:
- یک نسخه مستند از عوامل مربوط به سازمان شامل :
- چشم‌انداز
- مأموریت
- اهداف
- مفاد استراتژی
- استراتژی پیاده‌سازی
- مفهومی کلی از مدل کسب و کار شامل:
- مشتریان (نوع و حجم مشتریان)
- خدمات/ محصولات
- تأمین کنندگان/ شرکاء
- منابع
گام‌های اصلی که در تطابق پروژه BPM و استراتژی سازمان مؤثرند، در پروژه‌ها و سازمان‌های گوناگون متفاوت است. متدولوژی جستون- نلیس در BPM
خروجی فاز استراتژی سازمان:
فاز استراتژی سازمان خروجی‌های ارزشمندی برای فازهای دیگر چارچوب فراهم می‌آورد:
- در خلق یک معماری فرآیند برای یک سازمان، اهداف مشخص دراستراتژی سازمان باید به خوبی درک گردند.
- در هنگام مشخص کردن حوزه‌های پروژه و بنا نهادن آن، تیم پروژه، باید مطمئن شوند که پروژه ارزشی را به سازمان اضافه خواهد کرد. (با توجه به اهداف سازمان)
- نتایج این فاز باید در فاز تغییر (نوآوری) حساب شود. چون فاز نوآوری جایی است که فرآیندهای جدید توسعه می‌یابند و لازم است که با استراتژی سازمان هماهنگ شوند. متدولوژی جستون- نلیس در BPM
فاز۲- معماری فرآیندها:
در این فاز، معماری فرآیندها طراحی می‌شود. معماری فرآیند ابزاری است که به وسیله آن سازمان مجموعه‌ای از قوانین، اصول، خط مشی و مدل‌ها را برای پیاده‌سازی BPM بنا می‌نهد. در واقع معماری فرآیند بستر طراحی و درک فرآیندهای اولیه BPM را فراهم می‌آورد. در این مرحله است که فرآیند، IT و معماری کسب و کار با استراتژی سازمان تطبیق داده می‌شوند.
نتایج این فاز شامل موارد زیر است:
- یک معماری فرآیند مستند و مورد توافق
- یک معماری شروع پروژه
- چشم اندز فرآیندی سازمان
- لیست فرآیندهای مرتبط به هم
خروجی فاز معماری فرآیندها:
فاز معماری فرآیندها ورودی فازهای دیگر چارچوب را تأمین می‌کند. برای مثال می‌توان موارد زیر را نام برد:
-
- مدل فرآیندهای کسب و کار که باید در فاز نوآوری و شناخت تولید شود از معماری فرآیندهای تولید شده در این فاز بهره خواهد گرفت.
- نیاز معماری فرآیندها به عنوان راهنما برای فاز شروع در چگونگی بنا نهادن و تعیین حوزه‌های پروژه است.
- این فاز همچنین بازخوردهای لازم درباره مناسب بودن فاز استراتژی سازمان را فراهم می‌آورد.
فاز۳- شروع (Launch Pad) :
اگر مطالعات امکان‌سنجی نشان دادند که پروژه سودآوری لازم را دارد، بخش اول پروژه می‌بایستی آغاز گردد. این بخش شامل برنامه‌ریزی پروژه، تامین منابع، هزینه‌یابی، تعریف حوزه ابتدایی و…. است. متدولوژی جستون- نلیس در BPM
نتایجی که از فاز شروع مورد انتظار است به شرح زیر است:
- تعریف ذینفعان درگیر یا مرتبط با پروژه.
- مستند نمودن مستندات مورد توافق ذینفعان
- ماتریس انتخاب فرآیندها
- لیست فرآیندهای شناسایی شده و معیارهای اولیه
- لیست اهداف مورد توافق فرآیندها
- اولویت‌بندی فرآیندها برای فاز شناخت
- استراتژی پیاده‌سازی اولیه
- مدیریت پروژه
- مستندات چارت پروژه
- مستندات حوزه‌های پروژه
- پیش‌نویس طرح پروژه
- مشخص‌کردن و مستند‌سازی استراتژی ارتباطات
- تحلیل ریسک اولیه
تعیین نقطه شروع پروژه معمولاً از کارهای دشوار محسوب می‌شود. اهداف فرآیندها باید با استراتژی سازمان و معماری فرآیند سازمان منطبق شوند تا اطمینان حاصل شود که آنها در راستای بهبود یا افزودن ارزشی به ارزش‌های سازمان هستند.
خروجی فاز شروع:
اطلاعاتی که در طول فاز شروع تولید می‌شوند، به عنوان ورودی فازهای دیگر مورد استفاده قرار می‌گیرند.
خروجی این مرحله به‌طور مشخص مربوط به فاز شناخت می‌شود. جایی که طرح پروژه توسعه می‌یابد، فرآیندها بر‌اساس ماتریس انتخاب فرآیند اولویت‌بندی می‌شوند و در مورد معیارهای اولیه تصمیم‌گیری می‌شود. متدولوژی جستون- نلیس در BPM
فاز۴- شناخت:
این فاز درباره شناخت فرآیندهای موجود در سازمان است به نحوی که زمینه مناسب را برای فاز تغییر (نوآوری) فراهم آورد. مدلسازی فرآیندهای موجود (تنها در سطحی از جزییات که برای باز-طراحی فرآیندها در سطوح بعدی لازم است)، مشخص کردن معیارهای فعلی سنجش فرآیندها، تعیین مهارت‌ها و توانایی‌های لازم برای اجرای فرآیندهای فعلی از جمله فعالیت‌های اساسی این فاز محسوب می‌شوند.
پس از آن حوزه مرتبط با مرحله بعدی باید مشخص گردد. در این مرحله توانایی معیارها در نشان دادن ارزش واقعی فرآیند و پتانسیل آنها در سودآوری‌های آینده بسیار حائز اهمیت است. جمع‌آوری معیارهای فرآیندهای پایه و اساسی برای ایجاد امکان مقایسه‌های آتی در مورد هزینه‌های فرآیندها و بهبود آنها حتماً باید صورت بگیرد.
برخی از نتایجی که از فاز شناخت مورد انتظار است به شرح زیر است: متدولوژی جستون- نلیس در BPM
- مدل‌های فرآیند برای فرآیندهای موجود.
- معیارهای مناسب و کافی برای ایجاد معیارهای بهبود فرآیند اولویت بندی و انتخاب در فاز نوآوری.
- سنجش و مستند‌سازی سطح عملکرد فعلی
- مستند‌سازی از اینکه چه چیزی خوب کار می‌کند و چه چیزی می‌تواند بهتر باشد (برای فاز نوآوری)
- تشخیص پیشرفت‌های قابل توجهی که می‌تواند در طول یک‌دوره زمانی سه ماهه تا شش ماهه اتفاق بیفتد.
خروجی فاز شناخت:
این فاز ورودی فازهای دیگر چارچوب را فراهم می‌آورد. برای مثال می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ممکن است در این مرحله دانشی به‌دست آید که برای معماری فرآیند در زمینه اصلاح و تقویت استانداردها یا خط مشی‌های سازمان مفید واقع شود.
- مطمئناً ورودی‌هایی به فاز نوآوری وجود خواهد داشت، از جمله: معیارهای پایه‌ای، اولویت‌های نوآوری و مانند اینها.
- این فاز خروجی‌هایی دارد که در زمینه توسعه نقش‌های جدید در فاز افراد، مشخص کردن نیازمندی‌ها در توسعه راه‌حل و چگونگی اجرای این راه‌حل‌ها، مورد استفاده خواهند بود.
منبع: Management by Process