در پست قبلی به توضیح کامل BPM یا همان مدیریت فرآیند کسب و کار پرداختیم. در این پست قصد داریم شما را با مراحل PBM و نحوه انجام هر یک آشنا کنیم. مراحل BPM
همانطور که می دانید:
مراحل BPM به چهار دسته زیر تقسیم می‌شوند:
مدلسازی فرایند(Process Design)
پیاده سازی فرایند(Process Execution)
پایش فرایند (Process Monitoring)
بهبود فرایند (Process Improvement)
مراحل BPM
1. طراحی و مدلسازی فرایند (Process Design)
این مرحله شامل درک فرآیندهای موجود در هر کسب و کار و نیز طراحی فرآیندهای جدید می‌باشد. مدلسازی و مستندسازی فرایندهای کسب و کار به مدیران سازمان کمک می‌کند تا درک بهتری از کسب و کار خود به دست آورند. آنها می توانند در صورت لزوم تغییراتی در روش انجام کار ایجاد کنند.
نرم‌افزارهای مورد استفاده برای اینکار شامل این اجزاء می‌باشد:
- ویرایشگرهای گرافیکی جهت مستندسازی فرآیندها
- انباره‌هایی برای ذخیره مدل‌های فرآیند
- ابزارهای شبیه‌سازی فرآیند کسب و کار
استفاده از این ابزارها در نهایت برای اجرای فرآیند جهت اندازه‌گیری پارامترهای بازدهی مانند میانگین زمان و هزینه بکار می روند.
متخصصین این کار می دانند که به منظور انجام طراحی باید از ابزاهای تحلیل و طراحی مدیریت فرایند یا به اصطلاح CaseTools استفاده کرد. یکی از بهترین و مهم ترین ابزارهای موجود در دنیا نرم افزار ویژوال پارادایم است.
2. پیاده سازی فرایند (Process Execution)
پس از طراحی فرآیندها در مرحله قبل اکنون باید اجرا شوند. وجود مدل‌های سازمانی از فرایندهای کسب و کار و دسترسی همه ذینفعان سازمان به این مدل‌ها، سبب می‌شود تا میزان یکنواختی اجرای فرایندهای کاری به تدریج افزایش یابد. سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب و کار در این مرحله از مدل‌های فرآیندی مبتنی بر متن استفاده نمی کنند. آن ها بر توسعه مدل فرآیندها به صورت گرافیکی تمرکز کرده‌اند که دلیل آن کاهش پیچیدگی توسعه مدل می‌باشد.
برنامه‌نویسی ویژوال با استفاده از علائم گرافیکی بازدهی را در تعدادی از بخش‌ها افزایش می دهد. این موضوع بوسیله کاربران بخوبی پذیرفته شده است. در این مرحله از قوانین کسب و کار که برای کنترل رفتار سیستم‌ها به کار می‌روند، برای تصمیم‌گیری و اجرای فرآیندها استفاده می‌شود.
3. پایش فرایند (Process Monitoring)
یکی از مهم ترین مراحل BPM می باشد. همزمان با اجرای فرایندها، مدیریت سازمان عملکرد و نتایج اجرای فرایندهای کسب و کار را به صورت مستمر اندازه‌گیری و با نتایج از پیش تعیین شده مقایسه می کند. هرگونه انحراف از اهداف از پیش تعیین شده باید تحلیل و علت یابی شده و راه‌حل‌های آن تعیین گردد.
بدیهی است پس از اینکه پیاده سازی فرایندها را به نرم افزار BPMS واگذار کنیم یعنی در زمان کوتاهی موفق به مکانیزه نمودن فرایندها با نرم افزار BPMS شده ایم. در این صورت نسبت به حالت های کاغذی و دستی امکان پایش و نظارت فوق العاده بالاتری را فراهم کرده ایم.
4. بهبود فرایند (Process Improvement)
پس از تحلیل ثبت وقایعی که استخراج می شوند در طی نظارت بر فرآیند، باید آنها را با یک مدل فرآیند منطقی مقایسه کرد. این کار برای تحلیل‌گر امکان تشخیص و تحلیل گلوگاه‌ها را مهیا می‌سازد. نتایج ناشی از پایش فرایندها، می توانند منجر به کشف اشکالاتی در طراحی فرایندها شوند. در این صورت باید برای اصلاح یک فرایند کسب و کار، طراحی مجدد با صرف زمان کافی انجام دهیم. پس از آن نشانه های یک بهبود واقعی در روند این مراحل را می بینیم.
منبع: مدرسه مدیریت فرآیند