موتورها و اجزاء نرم افزار BPMS
تصویر بالا نمایی عمومی از اجزای تشکیل‌دهنده نرم افزار BPMS را نشان می‌دهد.
مجموعه مدیریت فرآیندهای کسب و کار، ممکن است بسیار پیچیده باشد. منابع ممکن است شامل پرسنل تا وسایل سرمایه‌ای تا مواد خام باشد. همچنین قوانین کاری ممکن است در زمان نامعینی خلق و پیاده سازی شوند، ممکن است تعریف فعالیتها سخت باشد یا نیاز به زمان زیادی برای تکمیل داشته باشد.
امکان دارد اندازه‌های عملکرد سری، بسته به موضوع متفاوت باشند،کیفی و یا کمی باشند و اهداف ممکن است به صورت پیوسته تغییر کنند. با این تفاسیر کلیه این عناصر همگی مجموعه فرآیندهای کاری (BPMS) را تعریف می‌کنند. بنابراین ضروری است که یک سیستم BPMS دارای قابلیت‌های زیر باشد:
مدلسازی فرایند
همانگونه که در بالا بحث گردید، نرم افزار BPMS باید ابزاری باشد که بتوان در آن فرآیندهای کاری را که شامل کارکردهای کاری یا فعالیتها، قوانین کاری، منابع، اندازه‌های عملکرد می‌باشد را تعریف کرد. هر چه که این موضوع قابل فهم‌تر و منعطف‌تر باشد مانند آن است اطلاعات فرآیند به راحتی منتقل و نگهداری می‌شوند. تاثیر آن به صورت دقت و کاهش زمان در رسیدن به‌اهداف می باشد.
موتورها و اجزاء نرم افزار BPMS
اجرا فرایند
باید ابزاری موجود باشد که فرآیند کار را مستقیماٌ توسط تعریفش اجرا نماید. هسته اصلی این قابلیت را موتور فرآیند انجام می‌دهد که بخش پیچیده نرم افزاری است. همچنین از تعریف فرآیندهای کاری استفاده می‌نماید و آن را از طریق کارکردهای کاری دستی یا خودکار در زمان مناسب توسط منابع لازم اجرا می‌نماید.
این قابلیت ممکن است که با سیستم دیگر نرم‌افزاری مرتبط باشد (مانند CRM,ERP,HR) و اطلاعات مورد نیاز خود را از طریق این سیستم‌ها تامین نماید. در واقع موتور فرآیند مکانیزمی است که توسط آن تصمیمات و سیاست‌های مدیریتی می‌تواند به صورت مکرر، با بازبینی به صورت بهنگام اجرا شوند.
اندازه گیری و نظارت فرایند
باید قابلیتی وجود داشته باشد که کلیه عناصر موجود در فرآیند کاری را بتوان اندازه‌گیری و نظارت نمود. در بیشتر اوقات اطلاعات گران‌بهایی می‌تواند در هنگام اجرای یک فرآیند کاری جمع آوری شود. از جمله عبارت اند از: اندازه‌گیری ABC (هزینه هر فعالیت)، اندازه‌گیری هزینه‌های مستقیمی که روند صعودی دارند، زمان اجرا فرآیند یا تعداد دفعات اجرا
این اطلاعات یک دید بهنگام از عملکرد کسب و کار به ما می‌دهد که غالباٌ از آن با نام “Executive Dashboard” یاد می‌شود. کار جمع آوری اطلاعات و موضوعات مربوط به آن باید توسط پایگاه داده صورت بگیرد. همچنین کار شناسایی خطاهای ناخواسته نیز توسط این سیستم صورت می‌گیرد. در واقع این قابلیت چشم و گوش مدیران سیستم فرآیندهای کاری خواهد بود.
موتورها و اجزاء نرم افزار BPMS
گزارش‌گیری و تحلیل
باید قابلیتی جهت گزارش‌گیری و تحلیل داده‌های جمع آوری شده توسط قابلیت نظارت واندازه گیری باشد تا بتواند داده‌ها را برای تصمیم گیران سیستم آماده نماید. این تحلیل می‌تواند جهت کنترل یا اصلاح فرآیندهای دیگر انجام شود.
فرآیند تحلیل ممکن است شامل کارهایی باشد که توسط یک سیستم خبره، ابزارهای داده‌کاوی، ابزارهای OLAP یا حتی برنامه مدیریت ریسک انجام می‌شود. در نتیجه، این ابزار به مدیر اجازه می‌دهند که حلقه بسته‌ای به وجود آورند تا بتوانند به ترکیب رویدادهای داخلی و خارجی پاسخ دهند. همچنین به صورت مستمر به بهبود و ساختن و تقویت کسب و کار بپردازند.
منبع: مدرسه مدیریت فرآیند