پیش نیاز سازمانی استقرار BPMS
در پیاده سازی یک پروژه نرم افزار BPMS یا سیستم مدیریت جریان کار سه رکن درگیر هستند.
۱- تیم پیمانکار (فروشنده BPMS)
۲- تیم کارفرما (تیم پیاده سازی فرایندها)
۳- اراده ای از طرف کارفرما (مدیریت سازمان)
در هر پروژه ای که سه رکن فوق به صورت کامل حضور دارند، پروژه BPMS با موفقیت انجام شده وبه نتایج مطلوب می رسد.
در پروژه های BPMS صبر و شکیبایی بسیار ضروری است. هر جا که از طرف مدیریت پیگیری های لازم انجام شد و مدیریت از کارمندان خود خروجی منطقی و مطلوب خواست پروژه در کوتاه ترین زمان ممکن انجام و نتیجه خوبی نیز داشت. ولی هرجا که مدیریت پروژه را همراهی نکرد و تیم IT تنها و بدون یاور ماند، احتمال شکست به شدت بالا می رود.
پیش نیاز سازمانی استقرارBPMS
در شرکت های خصوصی به این دلیل که تصمیم گیرنده وپرداخت کننده هزینه ها یک شخص است (معمولا مدیر عامل). کارکنان خود را برای عدم حصول نتیجه باز خواست می کند و کارکنان موظف هستند با تیم IT همکاری کنند. نیم IT نیز موظف است به اندازه هزینه پرداختی به وعده های خود عمل و همراهی کارکنان و مدیریت خارجی را کنترل کند.
ما در شرت های دولتی موضوع کمی متفاوت است. اکثرا علی رغم انگیزه و اشتیاق حوزه IT برای خرید و استفاده از نرم افزار BPMS حتی پس از تائید پرداخت هزینه و خرید BPMS مدیریت به علت مشغله ها و دغدغه ها قادر به پیگیری فرایند پیاده سازی و بهره برداری از پروژه BPMS نیست.
پیش نیاز سازمانی استقرار BPMS
نکته قابل توجه اینکه حضور کارشناسان فنی در دوسوی بازی تنها کافی نیست. آنچه به استقرار و پیادهسازی پروژه های BPMS کمک شایانی می کند و منجر به موفقیت در این گونه پروژه ها می شود، وجود نگاه صحیح در دوطرف بازی است. نگاه صحیح سمت فروشنده به این معنی است که از بدو امر یعنی زمان برگزاری جلسات فروش کارکردها و قابلیت های سیستم BPMS به خوبی ارائه و در این زمینه بزرگنمایی صورت نگیرد تا توقع نابه جا در مشتری ایجاد نشود.
همچنین تیم آموزش، پشتیبانی و پیاده سازی فروشنده باید در طول آموزش و استقرار پروژه علاوه بر ارائه آموزش های BPMS، سعی در اصلاح یا تعمیق نگاه صحیح در بدنه مدیریتی و کارشناسی خریدار BPMS نمایند. در بسیاری از موارد مشاهده می شود که به دلیل عدم وجود دید صحیح و توقعات نابه جا از BPMS مسیر پروژه منحرف و به تعطیلی یا شکست پروژه می انجامد.
همچنین اتنقال دانش از فروشنده به خریدار از دیگر مهم ترین ارکان موفقیت پروژه های BPMS است. به دلیل ماهیت سیستم های BPMS قرار نیست تا ابد تیم فروشنده در کنار تیم خریدار باشند و تیم فنی خریدار بایستی در طول زمان آموزش تسلط و مهارت کافی برای کار با این سیستم پیدا کند.
پیش نیاز سازمانی استقرار BPMS
غیر مستقیم و قبلاً اشاره کردیم که داشتن نگاه صحیح نسبت به BPMS از مهمترین پیش نیازهای موفقیت در اینگونه پروژه ها است. این مهم یا از طریق آموزش های مناسب پیش از آغاز پروژه یا از طریق مطالعات مستمر تیم خریدار صورت خواهد گرفت.
این نگاه توسط بدنه فنی خریدار بایستی کسب و به بدنه مدیریتی سازمان نیز منتقل شود تا آن ها از BPMS انتظار معجزه نداشته باشند. BPMS زمان ساخت و تولید را کاهش خواهد داد لیکن سایر فازهای تولید از جمله تحلیل و یا استقرار کماکان نیازمند تلاش مستمر خواهد بود.
پیش نیاز سازمانی استقرار BPMS
در بسیاری از سازمان ها و شرکت ها نگاه نادرستی در مورد پروژه های BPM یا مدیریت فرایندهای کسب و کار و حتی نرم افزار BPMS وجود دارد. یکی از این نگاه های غلط این است که انتظار داریم با این ابزار بتوانیم سیستم های خبره، سیستم های اطلاعات مدیریت (MIS) و امثال این ها تولید کنیم که اصولاً جزء سیستمهای داده محور محسوب می شوند. مثل سیستم های مالی، خزانه داری، انبارداری، فروش و… . کاربرد BPMS اصولاً تولید سیستم های فرایند محور یا به عبارتی کارتابل بیس است.
منبع: مدرسه مدیریت فرآیند
در صورت علاقه مندی این پست ها هم مفید هستند:
- BPM یعنی مدیریت فرآیند کسب و کار
- مراحل BPM
- دستاوردهای BPM
- بهترین چرخه BPM دنیا
- ضرورت بکارگیری متدولوژی در پروژه های BPM