جایگاه BPMS در چرخه BPM
در پست های مربوط به انواع متدولوژی ها در بخش متدولوژی های BPM، به برخی از متدها و چارچوب های موجود جهت استقرار BPM پرداختیم.
همانگونه که مطالعه کردید، در اکثر چارچوب ها ۴ مرحله اصلی وجود دارد:
- مدلسازی و طراحی فرایندها
- پیادهسازی و اجرای فرایندها
- کنترل و پایش فرایندها
- بهبود فرایندها
جایگاه BPMS در چرخه BPM
در اکثر سازمان های کشور ما مرحله اول یعنی مدلسازی و طراحی فرایند به خوبی انجام می شود. اما مدلسازی های صورت گرفته از ۲ بعد دارای نقص اساسی است که در مقاله ” دو نقص عمده در پروژه های BPM کشور ” به آن ها پرداختیم.
خروجی این مرحله مستنداتی است که گاهی سازمان ها در فرمت ها و ظواهر شکیل آن ها را جمع بندی و در قالب کتابچه های فرایندی و زونکن ها در قفسه مدیران سازمان قرار می دهند.
جایگاه BPMS در چرخه BPM
ولی بدین منظور که به اهداف اصلی استقرار BPM یا مدیریت فرایند نائل آییم، لازم است تا هر ۴ مرحله بطور کامل صورت پذیرد.
مرحله بعد از طراحی، پیاده سازی و اجرای فرایندها در سطح سازمان است. البته به اینصورت نیست که فرایندها در سازمان ها جاری نباشند زیرا سازمان در حال ادامه دادن به حیات خود از طریق همین فرایندها و گردش کارهاست. لیکن سازمان ها از این منظر در سطوح مختلفی از بلوغ قرار دارند.
فرایندها همین الان هم در سازمان ها در حال اجرا هستند ولی به کندی و با لختی زیاد. بطوریکه آنچه مانع تحقق چرخه BPM در سازمان ها می شود، فاز پیاده سازی یا اجرای فرایندها است.
جایگاه BPMS در چرخه BPM
ابزاری که اجرای فرایندها را تا حد بسیار زیادی آسان نموده و از کندی و لختی آنها می کاهد، نرم افزار BPMS یا سیستم مدیریت فرایندها است. نرم افزار BPMS با مکانیزه کردن فرایندهای سازمان با کدنویسی حداقلی، اجرای آنها را تسهیل خواهد نمود.
پس میتوان دریافت که حلقه مفقوده بسیاری از پروژه های BPM در سطح کشور، استقرار یک نرم افزار BPMS مناسب است.
همچنین گاهی مشاهده میشود که سازمان ها پیش از اجرای فرایندها (اجرا به معنی اجرای روان، صحیح و بدون کندی و لختی فرایندهاست) تصمیم می گیرند تا فرایندهایشان را بهبود دهند. حتی بعضاً مهندسی مجدد نمایند. در مورد اینکه چطور بایستی پی به این موضوع برد که کدام یک از فرایندهای ما نیاز به مهندسی مجدد دارند در پستی جداگانه بررسی می کنیم ولی همانطورکه مطلعید، همین الان فرایندهای سازمان در حال اجرا هستند و شاهد این مدعا نیز بقای سازمان است.
جایگاه BPMS در چرخه BPM
اما بهبود فرایندهای سازمان و بکارگیری مدل های مرجع مثل APQC پیش از اجرای روان فرایندها اقدام خیلی اثرگذاری به شمار نمی رود. وقتی میتوان اشکال و ضعف فرایندها را شناسایی و نسبت به بهود آن ها اقدام کرد که فرایندها بطور نسبتاً مناسبی در سازمان اجرا شده باشند. به عبارت دیگر اجرا و پیاده سازی فرایندها در نرم افزار BPMS بستر و زمینه انجام بهبود فرایندها بصورت واقعی را فراهم می آورد.
منبع: مدرسه مدیریت فرآیند
در صورت علاقه مندی این پست ها هم مفید هستند:
- BPM یعنی مدیریت فرآیند کسب و کار
- مراحل BPM
- دستاوردهای BPM
- بهترین چرخه BPM دنیا
- ضرورت بکارگیری متدولوژی در پروژه های BPM