ضرورت بکارگیری متدولوژی در پروژه های BPM
استفاده از متدولوژی مناسب از مهم‌ترین عوامل تاثیرگذار در موفقیت یک پروژه مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) محسوب می‌شود. متدولوژی مجموعه‌ای سازمان یافته از رویه‌ها، تکنیک‌ها و ابزارهایی است که برای راهبری پروژه در چرخه حیات آن و دستیبابی به اهداف و کاهش مشکلات درجریان پروژه توسعه یافته است. ضرورت بکارگیری متدولوژی در پروژه های BPM
باید به این نکته توجه داشت که رویکردهای مختلفی تحت عناوینی همچون متدولوژی، چارچوب، روش و … در مجامع علمی مطرح است که هر کدام در سطوح مختلف از مراحل چرخه BPM استفاده می کنند.
با نگاه کلی به متدولوژی‌ها و چارچوبهای مختلف BPM دو وظیفه مشترک در تمامی متدولوژی‌ها مشاهده می‌شود:
- شناخت وضعیت کنونی فرایندها در سازمان
- نمایش چگونگی عملکرد فرایندهای جدید و بهبود یافته
به غیر از وظایف بالا یک متد BPM می‌تواند قابلیت تحلیل را نیز دارا باشد و از روش‌های شبیه‌سازی کامپیوتری در این جهت استفاده کند. با بررسی متدولوژی‌ها بسیاری که برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار ارایه شده‌اند، مشخص می شود که در اکثر آنها چهار مرحله اصلی به شرح زیر وجود دارد:
1. مرحله طراحی و مدلسازی فرآیند
در این مرحله ابتدا هسته اصلی فرآیندهای کسب و کار مدلسازی می‌شوند. اغلب متدولوژی‌ها بهینه‌سازی فرایندها را از همان آغاز توصیه نمی‌کنند. از این رو می‌توان از روی وضعیت موجود مدلسازی را انجام داد و سپس با استفاده از مکانیزم‌هایی که متدولوژی BPM در اختیار می‌گذارد، فرآیندها را بهبود داد.
برای مدلسازی فرایندها می‌توان از ابزارهایی که برای این امر وجود دارند، استفاده کرد. اغلب متدولوژی‌ها به فراخور روشی که استفاده می‌کنند، ابزارهایی نیز برای مدلسازی فرایندها پیشنهاد می‌کنند.
2. مرحله پیاده‌سازی و استقرار فرآیند
پس از شناسایی و مدلسازی فرآیندهای کسب و کار، آن ها به همراه قوانین کسب و کار باید پیاده‌سازی و نهادینه شوند. به عبارتی کلیه سیستم‌های موجود و قدیمی متصل و یکپارچه می‌شوند. جدا بودن قوانین کسب و کار از فرآیندهای کسب و کار این امکان را فراهم می‌سازد که بتوان مدیریت تغییرات قوانین کسب و کار را بدون درگیر شدن با تغییرات در فرآیندها به انجام رساند. همچنین تمامی متدولوژی‌ها در این مرحله تعیین معیارهایی جهت بررسی عملکرد سیستم را، جهت اندازه‌گیری کارایی و تاثیرگذاری آن پیشنهاد می‌کنند.
3. مرحله ارزیابی و مدیریت فرآیند
بعد از استقرار سیستم در سازمان، افراد و بخش‌های متعدد سازمان با توجه به نقش و وظایف سازمانی، با فرآیندها مرتبط خواهند بود و فرآیندها را اجرا می‌کنند. مثلاً، کاربران هسته اصلی کسب و کار بعد از استقرار فرآیندهای مکانیزه شده در سازمان باید کارهایی از قبیل تأیید یا رد تصمیمات کلیدی و مدیریت استثناهای خارج از استراتژی معمول سازمان را به عهده بگیرند.
مدیران و سرپرستان باید بر اجرای فرآیندها به طور مؤثر و بهینه نظارت کنند و متخصصین BPM نیز باید فرآیندها را از لحاظ انطباق با خواسته‌های سازمان و استانداردها، مدیریت نمایند.
4. مرحله بهبود و توسعه فرآیند
استقرار فرآیندها در سازمان به نشانه اتمام کار نیست، بلکه از این به بعد سازمان باید بتواند اجرای فرآیندها را بر پایه یک سری از معیارهای کلیدی در زمینه اندازه‌گیری کارایی فرآیندها، تحلیل نماید. در صورت نیاز، سازمان باید تغییرات لازم را در فرآیندها اعمال کند تا از این طریق، کارایی فرآیندها افزایش یابد. به وسیله این قابلیت، کاربران حوزه کسب و کار می‌توانند تصمیم‌گیری‌های مرتبط با فرآیندها را در زمان اجرای سیستم مشخص نمایند و آنها را اعمال کنند.
همانگونه که در فوق اشاره شد هر پروژه BPM برای موفقیت خود، نیازمند استفاده از متدولوژی یا چارچوب متناسب با شرایط و محیط پروژه خواهد بود. از این رو متدولوژی‌های بسیاری برای برآوردن نیازهای عمومی پروژه های BPM خلق شده‌اند که مدعی کارایی در تمامی پروژه‌های مدیریت فرآیندهای کسب و کار هستند.
در ادامه مطالب سایت به معرفی تفصیلی تعدادی از متدولوژی‌ها یا چارچوبهای مطرح در زمینه BPM می پردازیم. دلایل انتخاب این رویکردها عبارت اند از:
- جامعیت
- جدید بودن
- تجربه عملی و اعتبار نویسندگان و تهیه کنندگان آنها در مجامع علمی
متدولوژی‌های قابل دسترس که از طریق منابع علمی، مورد بررسی قرار گرفته‌اند به شرح زیراند:
- چارچوب چانگ
- چارچوب وسک
- چارچوب ARIS
- چارچوب جستون-نلیس
منبع: مدرسه مدیریت فرآیند