بهترین چرخه BPM دنیا! در این پست قصد داریم شما را با نحوه کار چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار آشنا کنیم. این مراحل در عین سادگی دیدگاه مناسبی از این مفهموم با اهمیت را ارائه می دهند.
لازم است بدانید که این چرخه اقتباسی از کتاب ارزشمند Fundamentals of Business Process Management می باشد.
بهترین چرخه BPM دنیا تنها شامل 6 گام می باشد که عبارت اند از :
- شناسایی فرآیندها
- کشف فرآیندها
- تحلیل فرآیندها
- طراحی مجدد فرآیندها
- پیاده سازی فرآیندها
- نظارت بر فرآیندها
توضیحات مفید و کاربردی هر یک از گام ها را به دقت مطالعه کنید تا به درک درستی از BPM برسید.
1. شناسایی فرآیندها
همواره نقطه شروع هر کاری مهم ترین بخش آن است. BPM یا همان مدیریت فرآیند کسب و کار نیز از این قاعده مستثنی نیست. یکی از مفاهیم با ارزش در این چرخه درک درست مفهوم قرآیندهاست. استخراج معماری فرآیندها نیازمند مطالعه فرآیند های گوناگون سازمان ها و شناسایی مراحل کلیدی آن هاست. در حقیقت قدم اصلی استقرار مدیریت فرآیندها، شناسایی آنهاست. بسیاری از سازمان ها دارای یک سری فرآیند های ساختاریافته هستند که به راحتی قابل مدلسازی و اجرا می باشند. اما چالش اصلی شما در مواجهه با فرآیندهای ساختارنیافته و یافتن بهترین روش شناسایی و در نهایت مدلسازی آنهاست.
2. کشف فرآیندها
پس از شناسایی و درک فرآیندها شما می توانید فرآیندهای منحصر به فرد خودتان را کشف کنید! این فرآیندها به شکل یک یا چند مدل فرایندی as-is در میآیند. قدرت نوآوری و خلاقیت شما در این مرحله بسیار موثر است چرا که در صورت بهینه سازی مراحل مورد نیاز برای هر فرآیند به طراحی ساده تری با مفهوم عمیق و کاربردی می رسید. توانایی شما در ایجاد ارزش برای هر سازمان در نهایت منجر به بهبود کیفیت، افزایش راندمان کاری و رضایت مشتریان می شود.
3. تحلیل فرآیندها
این گام برای رفع اشکالات احتمالی موجود در طی طراحی فرآیندها امری ضروری است. اگر با مفهومی به نام اسکرام آشنا باشید، اهمیت این مرحله را به خوبی متوجه می شوید. با استفاده از دانش پایه ای قوی و گرفتن بازخورد پس از اتمام میزان مشخصی از یک پروژه کاری، تحلیل فرآیندها به درستی انجام می شود. در یک دسته بندی جامع روش های تجزیه و تحلیل فرایندها را به دو گروه تقسیم میکنند:
- تجزیه و تحلیل کیفی فرآیندها
- تجزیه و تحلیل کمی فرآیندها
4. طراحی مجدد فرایندها
می رسیم به یکی از گام های اساسی بهترین چرخه BPM دنیا. بعد از تحلیل فرآیندها و بازخوردهای سازمان مربوطه ضروری است تغییرات لازم را در مدل فرآیندی خود ایجاد کنید. به عبارت بهتر طراحی مجدد فرآیندها به شما در تکامل مدلسازی کمک می کند. این فرآیندها به شکل یک یا چند مدل فرآیندی To-Be در میآیند. بر اساس تقاضای مشتریان با انتخاب شاخص های عملکردی به جا شما مسیر رسیدن به اهداف آن ها را هموارتر می کنید.
بعد از اینکه تغییرات مورد نیاز برای حرکت از فرآیند as-is به سمت فرایند to- be مشخص شدند، در این مرحله اجرا می شوند. پیادهسازی فرآیندها دو جنبه را مد نظر قرار میدهد: مدیریت تغییر سازمان و مکانیزه شدن فرآیندها. هم اکنون بسیاری از سازمان ها به دلیل عدم استفاده از BPM و نداشتن چرخه کاری مشخص با سرعتی بسیار پایین پیشرفت می کنند.
اگر گام پیاده سازی در سازمان های بزرگ مقیاس به درستی صورت بگیرد، تحولی عظیم در روند کاری کارکنان در سرتاسر کشور صورت می گیرد. با استفاده از فرآیندهای مکانیزه شده با کمترین کدنویسی به آسانی بخش های مختلف را مدیریت می کنید. با اجرای تنها یک سیستم به نام BPMS علاوه بر صرفه جویی در وقت و انرژی بازده کار خود را چندین برابر افزایش می دهیم.
6. نظارت و کنترل فرآیندها
هنگامی که فرآیندی که طراحی مجدد شده است در حال اجراست، برای تعیین کارایی عملکرد، دادههای مرتبط با توجه به شاخصها و اهداف عملکردی آن جمع آوری و تجزیه و تحلیل می شوند . گلوگاهها، خطاهای مکرر یا انحراف نسبت به رفتار مورد نظر، شناسایی شده و اقدامات اصلاحی انجام می شوند. مسائل جدیدی ممکن است در همان فرایند یا در فرآیندهای دیگر بوجود آیند که نیاز به تکرار چرخه BPM دارند.
منبع: مدرسه مدیریت فرآیند